Vakka-Suomen Veden johtokunta
Pöytäkirja 02.03.2023/Pykälä 5

Vakka-Suomen Veden johtokunta 02.03.2023 § 5  

567/02.02.02/2022 

Valmistelija: Vesihuoltopäällikkö Kim Westerholm

etunimi.sukunimi(ät)uusikaupunki.fi

Lain mukaan kaupunginhallituksen on toimintakertomuksessa tehtävä selkoa siitä, miten kaupungin sisäinen valvonta ja siihen sisältyvä riskienhallinta on järjestetty, onko valvonnassa havaittu  puutteitta kuluneella tilikaudella ja miten sisäistä valvontaa on   tarkoitus kehittää voimassa olevalla taloussuunnittelukaudella. Selonteko perustuu kaupunkikonsernissa tehtyyn sisäisen valvonnan arviointiin, riskien arviointiin sekä toimenpidesuunnitelman laatimiseen.

Hallintosäännön 99 §:n mukaan lautakunta ja johtokunta huolehtivat toimialallaan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä, toimeenpanon valvonnasta ja tuloksellisuudesta sekä raportoivat  kaupunginhallitukselle sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä.

Hallintosäännön 100 §:n mukaan kaupunginjohtaja, liikelaitoksen johtaja sekä palvelukeskusten johtajat vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanosta ja tuloksellisuudesta palvelualueillaan, ohjeistavat palveluyksiköitä sekä raportoivat kaupunginhallituksen antamien ohjeiden mukaisesti.

Palvelukeskuksen johtajat vastaavat alueensa riskien tunnistamisesta, arvioinnista, riskienhallinnan toimenpiteiden toteutuksesta ja toimivuudesta sekä raportoivat kaupunginhallituksen antamien ohjeiden mukaisesti.

Konsernijohto vastaa konserniyhteisöjen ohjauksesta sekä yhteisöjen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisen ja tuloksellisuuden valvonnasta.

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kyselylomakkeeseen tuli vastatava 11.2.2022 mennessä ja toimielinten on käsiteltävä vastaukset 10.3.2022 mennessä.

Yleistä

Sisäisen valvonnan tavoitteena on saada toimivalle johdolle varmuus siitä, että organisaatiolle asetetut tavoitteet saavutetaan. Valvonnalla varmistetaan, että kunnan toiminta on taloudellista ja tuloksellista, päätösten perustana oleva tieto on riittävää ja luotettavaa ja että lain säännöksiä, viranomaisohjeita ja toimielinten päätöksiä noudatetaan ja että omaisuus ja voimavarat turvataan. Riskienhallinnan toimenpitein varmistetaan muuan muassa, että merkittävät riskit ovat tiedossa ja riittävät suunnitelmat ja menetelmät mahdollisten vahinkojen hoitamiseksi ovat olemassa.

Tilivelvollisten on jatkuvasti tarkkailtava vastuullaan olevia toimintoja ja ryhdyttävä viivyttelemättä toimenpiteisiin aina, kun sääntöjen vastaista, epätaloudellista, tehotonta ja vaikutuksetonta toimintaa  havaitaan. Samalla johdon on varmistettava, että toiminnasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä noudatetaan ja että toimintaa koskeva informaatio on luotettavaa.

Palvelukeskukset ja liikelaitokset ovat tehneet selvityksen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteuttamisesta ja toteutumisesta. Liikelaitoksen analyysin pohjalta on tehty yhteenveto niiden toteuttamisesta liikelaitoksen päivittäisessä toiminnassa ja kokonaisarvio yksikön sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimivuudesta.

Huomioita sisäisestä valvonnasta Vakka-Suomen Vesi

liikelaitoksen osalta

Liikelaitoksen toiminnassa on noudatettu Uudenkaupungin kaupungin hyväksymää hallintosääntöä, sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan yleisohjetta, talousarvion täytäntöönpanomääräyksiä sekä muita annettuja ohjeita.

Johtaminen ja hallinnon järjestäminen

Hyvä hallintotapa ja arvot toteutuvat hyvin liikelaitoksen toiminnassa. Organisaatio­rakenteeseen ei ole saatu parannusta, ja se ei ole edelleenkään täysin tarkoituksenmukainen. Uudenkaupungin Vesi liikelaitoksen ja Vakka­Suomen Vesi liikelaitoksen tehtävät on kyllä määritelty, mutta käytännön elämässä erilliset organisaatiot hankaloittavat toimintaa. Vesihuollon toiminta on kuitenkin yksi kokonaisuus. Toimielinten ja viranhaltijoiden vastuut ja tehtävät on määritelty riittävän hyvin.

Tavoitteiden asettaminen ja toteutumisen seuranta

Strategisten, toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden asettaminen ja niiden seuranta on järjestetty hyvin. Kun suunnitelmia laaditaan tai tavoitteita asetetaan, ei kuitenkaan riittävästi arvioida tai määritellä toiminnan vastaavuutta tarpeisiin tai kustannusvaikutusta eri aikajänteillä. Henkilöstön riittävyyttä ja yleensä henkilöstöön liittyviä seikkoja ei oteta riittävästi huomion tavoitteita asetettaessa.

Riskienhallinta

Toimintaan liittyvät strategiset riskit ovat:

1A.  Kiristyvät ympäristövaatimukset nostavat jätevedenkäsittelyn kustannukset yhä korkeammalle

1B  Häpönniemen puhdistamon ympäristöluvassa on ehtoja, jotka käsittävät koko puhdistamoon liitetyn verkoston, joka on kuitenkin muiden toimijoiden hallinnassa. Tämä saattaa aiheuttaa epäselvyyttä vastuukysymyksissä.

2.  Teollisuusasiakkaiden nopea laajeneminen/lisääntyminen josta seuraa puhdistamon laajennustarve

2B  Vakka­Suomen Veden tulee voida vaikuttaa ja valvoa etuaan asiakkaan ja teollisuuden välillä tehtävissä teollisuusjätevesisopimuksissa.

3.  Korkokannan nopea nousu

4.  Asiakkaiden viemäriverkostojen vuotojen hallinta siten, että puhdistamon toiminta häiriytyy

Toimintaan liittyviä strategisia kehittämismahdollisuuksia ovat vastaavasti puhdistamon toiminnan tehostaminen, riittävä ylläpitosaneeraus verkostossa sekä modernin teknologian hyödyntäminen.

Liikelaitoksessa on jo vuosia tehty systemaattisesti riskikartoituksia, mutta toiminnan taloudellisuutta ja toiminnan tuottavuutta uhkaavien tekijöiden kartoitusta tulisi edelleen parantaa. Tehtävien ja prosessien häiriöttömyyttä sekä toiminnan edellyttämien tilojen, koneiden ja laitteiden toimivuutta uhkaavat riskitekijät on tunnistettu ja arvioitu hyvin.

Henkilöstöön liittyvistä riskitekijöistä kriittisimpänä nousevat esille uusien henkilöiden tarpeen ennakointi ja tehtävien määrittely sekä henkilökunnan riittävyys poissaolojen aikana. Avainasemassa olevilla henkilöille on nimetty varahenkilö, mutta koska liikelaitoksella  on vain muutama työntekijä, toiminta on liikaa yksittäisten henkilöiden varassa.

Tietojärjestelmiin liittyy isoja riskejä. Miten turvataan niiden häiriöttömyys ja käytettävyys kaikissa tilanteissa?

Lainmukaisuuteen ja hyvään hallintotapaan liittyvissä asioissa ei ole ollut ongelmia. Liikelaitoksen toiminta ja päätöksenteko on ollut läpinäkyvää, ja toimivaltuuksia on noudatettu kaikissa, myös kilpailuttamiseen, liittyvissä asioissa. Sopimusten seuranta ja omaisuuden turvaaminen on hoidettu hyvin.

Liikelaitoksen merkittävimmät riskit ovat:

-        häiriö puhdistamon/jätevesiverkoston toiminnassa - ympäristöriski

-        pitkäaikainen sähkökatkos ­jv­pumppaamoiden toiminta häiriytyy ­ seurauksena ympäristöriski

-        luonnonkatastrofi; häiriö vesihuollossa

-        teollisuuslaitoksesta johdetaan tahallaan tai vahingossa verkostoon liian suuri jätekuormitus tai puhdistamolle sopimattomia jätevesijakeita

-        lupamääräysten kohtuuton kiristyminen ja siitä aiheutuva taloudellinen rasitus

Teknisistä syistä johtuviin riskeihin on tällä hetkellä varauduttu monella tapaa, esim. kahdennetuin laittein. Häiriötilanteiden varalta tärkeimmistä tiedostoista on olemassa varakopiot ja puhdistamon prosessinohjausjärjestelmä on erotettu muusta tietoverkosta.

Toiminnallisia kehittämismahdollisuuksia ovat:

-        uuden teknologian käyttöönottaminen

-        toiminnan tehostaminen, ulkoistamismahdollisuuksien selvittäminen

-        vesihuollon henkilöstön resurssien käyttäminen ristiin liikelaitoksissa

-        energiatehokkuuden parantaminen

-        työssä viihtymisen ja -jaksamisen parantaminen

Taloudellisia riskejä liikelaitokselle aiheuttavat:

-        mahdolliset muutokset rahoituksen saatavuudessa ja koroissa

-        liikelaitoksen kustannusrakenne ja - tehokkuus

-        merkittävien hankkeiden kustannusarvioiden realistisuus / kustannusarvioiden nousu

-        korkoriski lainamäärän kaksinkertaistuessa sekä

-        edullisten rahoitusvaihtoehtojen löytäminen.

Informaatio ja kommunikaatio

Kaupungin informaatiokanavat ja - menettelyt ovat kunnossa ja kommunikaatio toimii.

Seurantamenettelyt

Tavoitteiden saavuttamista ja toimintaa seurataan jatkuvasti ja poikkeamiin reagoidaan.

Sisäistä itsearviointia on tehty, mutta tuloksia tulisi analysoida ja käsitellä laajemmin kaupungin ja liikelaitoksen johdossa ja tarvittaessa tehdä päätöksiä korjaavista toimenpiteistä.

Ulkoisia arviointeja on tehty johtamisjärjestelmän toimivuudesta ja riskienhallinnasta. Toimintaprosessien arviointia kannattaisi lisätä ja jo tehtyjen arviointien tuloksia tulisi hyödyntää tämänhetkistä paremmin.

Kokonaisarvio sisäisen valvonnan toimivuudesta ja riskien

arviointi ja riskienhallintasuunnitelma

Kokonaisuudessaan liikelaitoksen sisäisen valvonnan voidaan todeta toimivan hyvin, mutta kehittämistarpeita on edelleen esimerkiksi verkoston kunnon seurannassa ja muiden kuin Uudenkaupungin ja Vakka­Suomen Veden rakennuttamien verkostojen valvonnassa.

Olennaisimmat liikelaitoksen toimintaan liittyvät riskit on arvioitu ja suunnitellut kehittämistoimenpiteet ja aikataulu on määritelty. Jätevedenpuhdistamon tehostamis­ ja laajennusurakka valmistui 2019. Tämän jälkeen investoinnit ovat olleet maltillisempia. Jatkossa kuitenkin todennäköisesti tulee jälleen isompia investointeja uuden ympäristöluvan myötä. Uuden purkuputken rakentaminen on liian iso investointi, mutta jälkikäsittelyyn on mahdollista investoida lähitulevaisuudessa.

Liikelaitoksen toiminta on kokonaisuudessaan ollut sille asetettujen taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden mukaista. Puhdistustuloksiinkin on tullut merkittäviä parannuksia Häpönniemen saneerauksen valmistuttua.

Esittelijä: Vakka-Suomen Vesi liikelaitoksen johtaja Kim Westerholm

Päätösehdotus: Johtokunta hyväksyy liitteenä olevan liikelaitoksen johtajan tekemän arvion Vakka­Suomen Vesi liikelaitoksen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä sekä riskiarvioinnin ja riskienhallintasuunnitelman.

Päätös: Asian käsittely siirretään seuraavaan kokoukseen.

______