Tarkastuslautakunta
Pöytäkirja 31.03.2023/Pykälä 22

KHALL 18.06.2018 § 204

Uusi hankintalaki astui voimaan 1.1.2017. Lain aiheuttamat muutokset edellyttävät tällä hetkellä voimassa olevien yleisten hankintaohjeiden uudistamista. Kaupunginhallitus on 15.10.2012 § 335 hyväksynyt Uudenkaupungin hankintaohjeiksi Kuntaliiton "Kuntien yleiset hankintaohjeet".

Hankintaohje on menettelytapaohje kaupungissa tehtäviin hankintoihin ja sisältää hankintoja koskevat yleiset periaatteet.
 

Hankintaohje on laadittu hankintalain (1397/2016) säädöksiin perustuen. Ohje käsittää kansallisen kynnysarvon ja pienhankintojen kokoisia hankintoja. EU-kynnysarvon mukaisissa hankinnoissa on lainsäädännössä tarkat menettelytapaohjeet. Hankintalain tavoitteena on tehostaa julkisten varojen käyttöä, edistää laadukkaiden, innovatiivisten ja kestävien hankintojen tekemistä sekä turvata tarjoajille tasapuoliset mahdollisuudet julkisten hankintojen tarjouskilpailussa. Pienhankintoihin ei sovelleta hankintalakia, mutta niissä noudatetaan julkisten hankintojen perusperiaatteita.

Digitalisoituminen ja siihen liittyvän lainsäädännön kehittyminen ovat muuttaneet hankintaprosesseja sähköiseen muotoon. Sähköisiä hankintaprosesseja varten kaupungille on hankittu Cloudia-hankintajärjestelmä, jota kautta kilpailutetaan kynnysarvot ylittävät hankinnat sekä pienhankinnat.

Kaupunginjohtajan ehdotus:

Päätös: Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

 ______

KHALL 14.12.2020 § 431

Hankintaohjetta on tarpeen päivittää, koska mm. Kuntahankinnat Oy ja Hansel Oy ovat fuusioituneet Hansel Oy:ksi ja EU:n kynnysarvot ovat muuttuneet.

Merkittävin toiminnallinen muutos on, että suorahankintarajaa ja viranhaltijapäätösten tekemisen alarajaa esitetään korotettavaksi 15 000 euroon, koska pienten hankintojen kilpailuttaminen on työlästä eikä se ole kaupungin kannalta kokonaistaloudellisesti järkevää. Kevennettyjä hintatiedusteluja ja -kyselyitä kannattaa tehdä tarvittaessa.

Kaupunginjohtajan ehdotus:

Päätös: Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

 Merkittiin, että talousjohtaja Anne Takala poistui kokouksesta tämän asian käsittelyn jälkeen klo 18.16.

 ______

Kaupunginhallitus 16.01.2023 § 5 

Valmistelija: Talousjohtaja Anne Takala

etunimi.sukunimi(ät)uusikaupunki.fi

Kaupungin hankintaohje on pääosin ajantasainen, mutta siihen on tarpeen tehdä joitakin päivityksiä ja lisäyksiä. Merkittävimmät muutoesitykset:

-          5. Kynnysarvot ja kilpailuttaminen

Lisätty maininta mahdollisuudesta jakaa hankintasopimus erillisiin osiin. Tavoitteena on, että pienemmät yritykset voivat osallistua tarjouskilpailuun. Hankintalain mukaan hankintaa ei kuitenkaan saa jakaa, pilkkkoa osiin, kynnysarvojen alittamiseksi.

Kynnysarvot on päivitetty

Kansallisen kynnysarvon alittavissa asiantuntija- ja muiden palvelujen hakinnassa voidaa jatkossa käyttää neuvottelumenettelyä tai suorahankintaa.

-          7. Kynnysarvon ylittävät hankinnat

Tarjouspyyntöasiakirjoissa on oltava mukana huhtikuun 2022 JYSE-ehtojen mukaiset maininnat pakollisista poissulkemisperusteista.

Hankinnassa on otettava huomioon EU:n yleinen tietosuoja-asetus ja tietosuojalaki sekä tiedonhallintalaki.

Nämä ja muut lakisääteiset velvoitteet koskevat sekä kynnysarvon ylittäviä että sen alittavia hankintoja.

Muutokset ja korjaukset on merkitty ohjeeseen punaisella ja lisäykset keltaisella.

Esittelijä: Kaupunginjohtaja Atso Vainio

Päätösehdotus: Kaupunginhallitus päättää hyväksyä liitteenä olevan päivitetyn hankintaohjeen. Hankintaohje tulee voimaan 15.2.2023.

Päätös: Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

______

Tarkastuslautakunta 17.02.2023 § 13 

Kaupunginhallitus on 16.1.2023 § 5 hyväksynyt Uudenkaupungin kaupungin päivitetyn hankintaohjeen.

Kaupungin hallintosäännössä (hyv. kvalt 12.12.2022 § 105) todetaan hankintavaltuuksista seuraavaa:

"27 § JOHTAVIEN VIRANHALTIJOIDEN YLEINEN TOIMIVALTA

1. Hankinnoista ja ostopalveluista päätetään myönnettyjen määrärahojen ja kaupunginvaltuuston

vuosittain vahvistaman talousarvion rajoissa ja hankintalain mukaisesti siten, että

- palvelukeskuksen johtaja tai hallinto- ja elinvoimapalvelujen palvelualueiden johtaja päättää alle 100 000 euron hankinnoista

- muun palvelualueen johtaja päättää alle 25 000 euron hankinnoista

- palveluyksikön esihenkilö päättää alle 10 000 euron hankinnoista.

Hankintavaltuusrajat ovat arvonlisäverottomia arvoja"

Päätösehdotus (pj): Tarkastuslautakunta merkitsee päivitetyn hankintaohjeen tiedoksi.

Päätös: Tarkastuslautakunta päätti yksimielisesti siirtää asian käsittelyn seuraavaan kokoukseen.

______

Tarkastuslautakunta 31.03.2023 § 22  

1158/00.01.01.03/2023 

Valmistelija: Tarkastuslautakunnan pj Tarmo Kangas

 Kaupungin hankintojen menettelytapaohjeet

 Hankintalain (1397/2016) uudistuksen myötä kaupunginhallitus hyväksyi 18.6.2018 po. lain säännöksiin perustuvan hankintaohjeen.

 Kaupunginhallitus on 16.1.2023 päivittänyt hankintaohjetta lähinnä kynnysarvoja koskevilta osilta tulevaksi voimaan 15.2.2023.

Merkittävimmät muutokset:

-          5. Kynnysarvot ja kilpailuttaminen

Lisätty maininta mahdollisuudesta jakaa hankintasopimus erillisiin osiin. Tavoitteena on, että pienemmät yritykset voivat osallistua tarjouskilpailuun. Hankintalain mukaan hankintaa ei kuitenkaan saa jakaa, pilkkkoa osiin, kynnysarvojen alittamiseksi.

Kynnysarvot on päivitetty

Kansallisen kynnysarvon alittavissa asiantuntija- ja muiden palvelujen hakinnassa voidaa jatkossa käyttää neuvottelumenettelyä tai suorahankintaa.

-          7. Kynnysarvon ylittävät hankinnat

Tarjouspyyntöasiakirjoissa on oltava mukana huhtikuun 2022 JYSE-ehtojen mukaiset maininnat pakollisista poissulkemisperusteista.

Hankinnassa on otettava huomioon EU:n yleinen tietosuoja-asetus ja tietosuojalaki sekä tiedonhallintalaki.

Nämä ja muut lakisääteiset velvoitteet koskevat sekä kynnysarvon ylittäviä että sen alittavia hankintoja.

Muutokset ja korjaukset on merkitty ohjeeseen punaisella ja lisäykset keltaisella.

 Johtavien ja muiden viranhaltijoiden hankintavaltuuksista on hallintosäännön 27 §:ssä säädetty seuraavaa:

"27 § JOHTAVIEN VIRANHALTIJOIDEN YLEINEN TOIMIVALTA

1. Hankinnoista ja ostopalveluista päätetään myönnettyjen määrärahojen ja kaupunginvaltuuston

vuosittain vahvistaman talousarvion rajoissa ja hankintalain mukaisesti siten, että

- palvelukeskuksen johtaja tai hallinto- ja elinvoimapalvelujen palvelualueiden johtaja päättää alle 100 000 euron hankinnoista

- muun palvelualueen johtaja päättää alle 25 000 euron hankinnoista

- palveluyksikön esihenkilö päättää alle 10 000 euron hankinnoista.

Hankintavaltuusrajat ovat arvonlisäverottomia arvoja"

 Selvyyden vuoksi on syytä huomata, ettei kaupungilla ole enää yli 10 vuoteen ollut keskitettyä hankintatointa eikä erillistä hankinta-asiantuntijan tehtävää. Vuodesta 2011 alkaen on alettu käyttää KL-Kuntahankinnan palveluja (myöh. Hansel). Samalla kertaa päättyi myös Vakka-Suomen hankintarenkaan toiminta. Joissain kilpailutuksissa kaupunki on mukana Turun hankintarenkaassa.

 Palvelujen ja erilaisten tuotteiden hankinta kuuluu nykyään viranhaltijoiden normaaliin virkatoimiin hallintosäännössä määritellyillä valtuuksilla ja hankintaohjeen menettelytapaohjeilla.

Päätösehdotus (pj): Tarkastuslautakunta merkitsee asian tiedoksi.

Päätös: Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

Merkittiin, että seuraavaksi käsiteltiin esityslistan asia nro 9 "Tarkastuslautakunnan vuosikello vuodelle 2023".

______