Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 12.02.2024/Pykälä 48

Kaupunginhallitus 12.02.2024 § 48  

2212/02.08.00/2024 

Valmistelija: ICT-päällikkö Pauli Lehtonen

pauli.p.lehtonen(ät)uusikaupunki.fi

Kuntien Tiera Oy on kuntien ja hyvinvointialueiden omistama in house-yhtiö. Kaupunginhallitus on 13.4.2021 § 196 päättänyt, että kaupunki käyttää kaupungin ICT-hankinnoissa Kuntien Tiera Oy:n Tiera Verkkokauppaa. Kaupunki voi käyttää muita hankintakanavia ja -sopimuksia silloin, kun se on taloudellisesti edullista.

Liikuntapalvelut vaihtoi keväällä 2022 liikuntatilojen tilavarausjärjestelmää, mutta se joutui vuoden 2023 keväällä siirtymään takaisin vanhaan tilavarausjärjestelmään, koska uusi järjestelmä ei täyttänyt kaikkia vaatimuksia eikä sen toimintavarmuus ollut riittävän hyvällä tasolla.

Käytössä oleva tilavarausjärjestelmä ei toimi nykyaikaisella tarvittavalla tasolla eikä sen käyttöä pysty järkevästi laajentamaan esim. Wintteriin, jonka tiloissa toimii monta eri käyttäjäryhmää ja jossa tarvitaan integrointeja eri perusjärjestelmiin. Wintteri monitoimitalon tilavarausjärjestelmän hankinnan suunnittelu alkoi keväällä 2023. Suunnittelussa otettiin huomioon erityisesti eri tilavarausohjelmiston käyttäjäryhmät ja monipuoliset käyttötavat ja -tarpeet. Toimittajia pyydettiin esittelemään ratkaisujaan ja jo esittelyjen pyyntövaiheessa osa ilmoitti, etteivät he pysty toimittamaan vaadittuja integrointeja kaupungin käyttämiin perusjärjestelmiin.  Vain kahdessa järjestelmässä oli mahdollista  toteuttaa kaikki tarvittavat toiminnallisuudet.

Toinen vaihtoehdoista oli Kuntien Tieran verkkokaupan kilpailuttaman puitesopimuksen eli Atea Finlandin kautta saatava TimeWorks-tilavarausjärjestelmä. Se on esittelyjen perusteella sopivin Uudenkaupungin tarpeisiin, ja se tukee niin sisäisiä kuin ulkoisia käyttäjiä ja sisältää integraatiot mm. kulunvalvontaan, käytävänäyttöihin, Paytrail maksujärjestelmään, koulupuolen perusjärjestelmiin sekä Microsoft 365 ympäristöön.

Järjestelmä on tarkoitus ottaa käyttöön kahdessa vaiheessa, joista ensimmäisessä korvataan nykyinen liikuntapalveluiden tilavarausjärjestelmä sekä otetaan käyttöön integraatiot mm. Kurreen ja Outlookiin. Toisessa vaiheessa se otetaan käyttöön Wintterissä ovenpieli- ja infonäyttöineen sekä mahdollisesti kansalaisopiston ja musiikkiopiston ohjelmistojen integroinnit ja virastotalo Mörnen neuvottelutilat. Järjestelmää on helppo laajentaa muihinkin toimipisteisiin, mikä mahdollistaa kaupungin tilojen käyttöasteen parantamisen.

Koska Wintterin osuus varsinkin laitteistojen osalta on tässä vaiheessa avoinna ja liikuntapalveluilla on suuri tarve saada uusi järjestelmä käyttöön ennen seuraavaa varauskautta, päätetään nyt vain ensimmäisen vaiheen hankinnoista. Toisesta vaiheesta tehdään erillinen päätös sen jälkeen, kun Wintterin tilojen varauskäytännöt tarkentuvat.

Ensimmäisen vaiheen projektikustannus on nykyisillä tilamäärillä ja integroinneilla 45279,05 € ja jatkuva kustannus 15924,75 €/vuosi sekä mahdolliset tapahtumavaraukset arviolta 1320,13 €/vuosi ja Service desk pääkäyttäjille 250 €/kk + 15 €/tiketti. Ensimmäinen vaihe sisältää liikuntatilojen lisenssit taloushallintojärjestelmän perusintegraatiolla, projektinjohdon, määrittelytyön ja käyttöönoton, web portaalin luonnin, liikunta- ja opetuspuolen tarvitsemat integraatiot (Outlook, SSO, Suomi.fi, Paytrail, Kurre, Palloliitto, Salibandyliitto), vuorojenhaku/varaus toiminnallisuuden, tapahtumien varauksen, olemassa olevien varausten siirron sekä pääkäyttäjien koulutuksen.

Jatkuva kustannus katetaan ICT-palveluiden kustannuspaikalta, koska järjestelmä tulee laajenemaan koko kaupungin tilavarauskäyttöön. Projektikulut jaetaan siten, että ensimmäisen vaiheen kustannuksista pääosan eli 42063,97 € maksaa liikuntapalvelut ja Kurren integroinnin (3215,08 €) kasvun ja oppimisen palvelut. Sopimuksen kesto määräytyy Tieran verkkokauppa -puitesopimuksen mukaisesti ja kestää elokuuhun 2026. Tämän jälkeen on mahdollista siirtyä Tieran verkkokauppa plus -puitesopimuksen piiriin, jossa on sama toimittaja, tai mahdolliseen uuteen Tieran verkkokauppa -puitesopimukseen.

Esittelijä: Kaupunginjohtaja Atso Vainio

Päätösehdotus: Uudenkaupungin kaupunki hankkii TimeWorks -tilavarausjärjestelmän Kuntien Tiera verkkokaupan puitesopimuksen kautta Atea Finland Oy:ltä. Ensimmäisen vaiheen projektikustannus on 45279,05 € ja jatkuva kustannus 15924,75 €/vuosi sekä mahdolliset tapahtumavaraukset arviolta 1320,13 €/vuosi ja Service desk pääkäyttäjille 250 €/kk + 15€/tiketti. Ensimmäinen vaihe sisältää liikuntatilojen lisenssit taloushallintajärjestelmän perusintegraatiolla, projektinjohdon, määrittelytyön ja käyttöönoton, web portaalin luonnin, integraatiot (Outlook, SSO, Suomi.fi, Paytrail, Kurre, Palloliitto, Salibandyliitto), vuorojenhaku/varaus toiminnallisuuden, tapahtumien varauksen, olemassa olevien varausten siirron sekä pääkäyttäjien koulutuksen.

Päätös: Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

______