Vakka-Suomen Veden johtokunta
Pöytäkirja 29.02.2024/Pykälä 16

Vakka-Suomen Veden johtokunta 29.02.2024 § 16  

1423/02.02.02/2023 

Valmistelija: vesihuoltopäällikkö Kim Westerholm

etunimi.sukunimi(ät)uusikaupunki.fi

Kuntalain mukaan kaupunginhallituksen on toimintakertomuksessa tehtävä selkoa siitä, miten kaupungin sisäinen valvonta ja siihen sisältyvä riskienhallinta on järjestetty. Onko valvonnassa havaittu

puutteitta kuluneella tilikaudella ja miten sisäistä valvontaa on tarkoitus kehittää voimassa olevalla taloussuunnittelukaudella. Selonteko perustuu kaupunkikonsernissa tehtyyn sisäisen valvonnan arviointiin, riskien arviointiin sekä toimenpidesuunnitelman laatimiseen.

Tilivelvollisten on jatkuvasti tarkkailtava vastuullaan olevia toimintoja ja ryhdyttävä viivyttelemättä toimenpiteisiin aina, kun sääntöjen vastaista, epätaloudellista, tehotonta ja vaikutuksetonta toimintaa havaitaan. Samalla johdon on varmistettava, että toiminnasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä noudatetaan ja että toimintaa koskeva informaatio on luotettavaa.

Kaupunginhallitus on hyväksynyt päivitetyn sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan yleisohjeen 14.2.2022, joka tuli voimaan 1.3.2022. Ohjeessa annetaan tarkempia ohjeita sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteuttamiseen. Kunnan valvonta koostuu ulkoisesta ja sisäisestä valvonnasta. Sisäinen valvonta jakaantuu sisäiseen tarkkailuun, luottamushenkilöiden suorittamaan seurantaan ja sisäiseen tarkastukseen. Sisäisen valvonnan järjestämisestä vastaavat koko kaupungin ja kaupunkikonsernin osalta kaupungin-hallitus ja kaupunginjohtaja, liikelaitosten ja palvelualueen osalta lautakunta tai johtokunta, viranhaltijajohto ja palveluyksiköiden osalta palvelualueen johto ja työnjohto.

Yleisohjeessa kiinnitetään myös erityisesti huomiota tietosuojaan, konserniyhteisöihin ja häiriötilanteisiin sekä siinä on määritelty poikkeusoloihin liittyviä määräyksiä.- Riskienhallinta nähdään aikaisempaa enemmän kokonaisvaltaisena riskienhallintana. Nykyisin esimerkiksi tietoturva- ja tietosuojapolitiikka tulee huomioida kaikissa kaupunkikonsernin toiminnan ja prosessien kehittämis-hankkeissa ja ohjeistuksissa. Tietoturvallisuus on toimintatapa, jonka tavoitteena on tietojärjestelmien ja toiminnan jatkuvuutta uhkaavien riskienhallinta. Tietosuoja puolestaan on henkilötietojen käsittelyä koskevien vaatimusten huomioon ottamista yksityisten henkilöiden yksityisyyden, oikeuksien ja oikeusturvan varmistamiseksi.

Selonteko perustuu kaupunkikonsernissa tehtyyn sisäisen valvonnan arviointiin, riskien arviointiin sekä toimenpidesuunnitelman laatimiseen.

Hallintosäännön 102 §:n mukaan lautakunta ja johtokunta huolehti-vat toimialallaan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämi-sestä, toimeenpanon valvonnasta ja tuloksellisuudesta sekä rapor-toivat kaupunginhallitukselle sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä.

Hallintosäännön 103 §:n mukaan kaupunginjohtaja, liikelaitoksen johtaja sekä palvelukeskusten johtajat vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanosta ja tuloksellisuudesta palvelu-alueillaan, ohjeistavat palveluyksiköitä sekä raportoivat kaupungin-hallituksen antamien ohjeiden mukaisesti.

Palvelukeskuksen johtajat vastaavat alueensa riskien tunnistamisesta, arvioinnista, riskienhallinnan toimenpiteiden  toteutuksesta ja toimivuudesta sekä raportoivat kaupunginhallituksen antamien ohjeiden mukaisesti.

Konsernijohto vastaa konserniyhteisöjen ohjauksesta sekä yhteisöjen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisen ja tuloksellisuuden valvonnasta.

Palvelukeskuksen tuli vastata sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kyselylomakkeeseen 9.2.2024 mennessä. Toimielinten on käsiteltävä vastaukset 8.3.2024 mennessä.

Kysely oli lähetetty palvelukeskusten ja palvelualueiden johtajille sekä liikelaitosten johtajalle. Vastaukset kootaan palvelualue-, toimielin-, palvelukeskus- ja kaupunkitasolla.

Sisäisen valvonnan tavoitteet

Sisäisen valvonnan tavoitteena on saada toimivalle johdolle varmuus siitä, että organisaatiolle asetetut tavoitteet saavutetaan. Valvonnalla varmistetaan, että toiminta on taloudellista ja tuloksellista, päätösten perustana oleva tieto on riittävää ja luotettavaa ja että lain säännöksiä, viranomaisohjeita ja toimielinten päätöksiä noudatetaan ja että omaisuus ja voimavarat turvataan. Riskienhallinnan toimenpitein varmistetaan muuan muassa, että merkittävät riskit ovat tiedossa ja riittävät suunnitelmat ja menetelmät mahdollisten vahinkojen hoitamiseksi ovat olemassa.

Liikelaitoksen toimintakertomukseen sisältyy myös arvio sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta. Riskienhallinta on keskeinen osa sisäistä valvontaa. Riskienhallinnalla tarkoitetaan järjestelmällistä ja ennakoivaa tapaa tunnistaa, analysoida ja hallita kunnan toimintaan liittyviä uhkia ja mahdollisuuksia. Kaupungin tilivelvollisten on jatkuvasti tarkkailtava vastuullaan olevia toimintoja ja ryhdyttävä viivyttelemättä toimenpiteisiin aina, kun sääntöjen vastaista, epätaloudellista, tehotonta ja vaikutuksetonta toimintaa havaitaan. Samalla johdon on varmistettava, että toiminnasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä noudatetaan ja että toimintaa koskeva informaatio on luotettavaa. Lisätietoja sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta on kaupunginhallituksen hyväksymässä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan yleisohjeesta.

Esittelijä: Vakka-Suomen Vesi liikelaitoksen johtaja Kim Westerholm

Päätösehdotus: Johtokunta hyväksyy liitteenä olevan liikelaitoksen johtajan tekemän arvion Vakka­Suomen Vesi liikelaitoksen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä sekä riskiarvioinnin ja riskienhallintasuunnitelman.

Päätös: Ehdotus hyväksyttiin.

______