Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 06.05.2024/Pykälä 149

Kaupunginhallitus 06.05.2024 § 149  

1255/02.08.00/2023 

Valmistelija: Tiedonhallintapäällikkö Outi Verha

 etunimi.sukunimi(ät)uusikaupunki.fi
ICT-päällikkö Pauli Lehtonen
pauli.p.lehtonen(ät)uusikaupunki.fi

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena on Uudenkaupungin kaupungille sähköisten tietojen pitkäaikaissäilytykseen sopiva säilytysjärjestelmä SaaS-palveluna.

Hankittavan järjestelmän tulee täyttää kansalliset tiedonhallintaa (ml. tietoturvallisuutta) ja pitkäaikaissäilyttämistä koskevat lainsäädännön ja normien vaatimukset tiedon käsittelylle, säilyttämiselle ja hävittämiselle. Säilytysjärjestelmän tulee olla SÄHKE2-sertifioitu.

Sähköisen säilytysjärjestelmän hankinnalla vastataan nykyisiin, tietojen arkistointia ja säilyttämistä koskeviin, valtakunnallisiin vaatimuksiin. Kansallisarkisto on antanut 22.12.2021 määräyksen (KA/15906/07.01.00/2021) arkistoitavien asiakirjojen säilytystavasta eli säilytysmuodosta arkistolain 8.3, 11 ja 14 a §:ien nojalla. Määräys edellyttää, että lähtökohtaisesti kaikki 1.1.2022 alkaen arkistoitavat eli arkistolain mukaan pysyvästi säilytettävät asiakirjat säilytetään yksinomaan sähköisessä muodossa. Lisäksi tiedonhallintalain (906/2019) 19 §:ssä määrätään viranomaisten laatimien asiakirjojen ja viranomaiselle saapuvien asiakirjojen sähköisestä säilyttämisestä ja sähköiseen muotoon muuttamisesta.

Säilytysjärjestelmän hankintaan kuuluu toimitusprojekti käyttöön- ottovaiheineen. Käyttöönotto sisältää tarvittavat suunnittelu- ja määrittelytyöt, tarvittavat tekniset toimenpiteet esim. palvelun eri ympäristöjen käyttöönottamiseksi sekä tarvittavat käyttäjäkoulu- tukset.

Toimitus- ja käyttöönottoprojekti sisältää aineistosiirrot Dynasty 10 - asianhallintajärjestelmästä. Asianhallintajärjestelmä sisältää pöytäkirjoja, asioita, asiakirjoja ja sopimuksia. Kyseessä on jatkuva integraatio, jossa pitkäaikaissäilytyksen piiriin kuuluvat tiedot siirtyvät asianhallintajärjestelmästä säännöllisin väliajoin säilytys-järjestelmään.

Vanhan asianhallintajärjestelmän (Dynasty 6) passiivikannat viedään sähköiseen säilytysjärjestelmään..

Lisäksi siirretään sähköiseen arkistointijärjestelmään henkilöstöhallinnon järjestelmä Populus, taloushallinnon järjestelmä Unit4 sekä SoftCo arkisto.

Tulevaisuudessa kaupungin tavoitteena on integroida sähköiseen säilytysjärjestelmään eri tehtäviin liittyviä erilaisia operatiivisia järjestelmiä.

Hankintamenettely

Uudenkaupungin kaupunki (jäljempänä "Hankintayksikkö") pyysi osallistumishakemuksia tietoaineistojen sähköisen säilytysjärjes- telmän hankinnasta. Hankinnasta lähetettiin 12.10.2023 julkaistavaksi hankintailmoitus kansallisessa julkisten hankintojen ilmoituskanava Hilmassa (https://www.hankintailmoitukset.fi) sekä EU:n laajuisessa TED-tietokannassa (https://ted.europa.eu/).

Hankintaan sovelletaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeus- sopimuksista annettua lakia (1397/2016). Kyse on hankintalain 26 §:n mukaisesta EU-kynnysarvon ylittävästä palveluhankinnasta.

Hankinta toteutettiin neuvottelumenettelyllä, joka kuvattiin tarkemmin osallistumispyynnössä.

Hankintayksikkö päätti valita 30.11.2023 päivätyllä välipäätöksellä kolme eniten vertailupisteitä saanutta ehdokasta eli Telia Finland Oyj:n, Innofactor Software Oy:n ja Disec Oy:n neuvotteluvaiheeseen.

Neuvottelukierroksia käytiin yksi ja kaikille neuvottelumenettelyssä mukana olleille ilmoitettiin neuvottelujen päättämisestä 8.3.2024 päivätyllä neuvottelujen koontipöytäkirjalla.

Neuvotteluiden päätteeksi hankintayksikkö laati lopullisen tarjous- pyynnön. Lopullinen tarjouspyyntö toimitettiin neuvottelumenette- lyssä mukana olleille 21.3.2024.

Ehdokkailla oli mahdollisuus lähettää lisätietokysymyksiä lopullisesta tarjouspyynnöstä Tarjouspalvelu-toimittajaportaalin kautta 28.3.2024 klo 10 mennessä. Vastaukset lisätietokysymyksiin julkaistiin kaikkien ehdokkaiden saataville Tarjouspalvelu-toimittajaportaalissa 5.4.4042.

Lopullisten tarjousten jättamisen määräaika oli 11.4.2024.

Tarjousten käsittely

Hankintayksikkö vastaanotti lopullisten tarjousten jättämisen määrä- aikaan mennessä tarjoukset seuraavilta toimittajilta:

Disec Oy, Innofactor Software Oy ja Telia Finland Oyj.

Tarjoukset avattiin tarjousten jättämiselle varatun määräajan päätyttyä.

Hankintayksikkö tarkasti tarjouksen jättäneiden tarjoajien soveltu- vuusvaatimusten täyttämisen sekä tarjousten tarjouspynnön mukaisuuden. Kaikki tarjoajat täyttivät asetetut soveltuvuus- vaatimukset sekä kaikki tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia ja täyttivät asetetut vähimmäisvaatimukset.

Tarjousten vertailu

Tarjouspyynnön mukaan tarjousten vertailuperusteena on kokonais- taloudellinen edullisuus. Tarjouskilpailun voittajaksi valitaan hinta-laatusuhteeltaan paras tarjous.

Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan seuraavin perustein ja pisteytyksin:

Lopullinen hintavertailu, max 40 pistettä

- Tarjoajan tuli ladata liite 3 hintaliite täytettynä liitteessä annettujen ohjeiden mukaisesti. Tarjouspyyntöjen hintavertailu suoritetaan hintaliitteelle muodostuvan vertailuhinnan perusteella. Halvin vertailuhinta saa 40 pistettä. Muiden ehdokkaiden pisteet lasketaan suhteessa halvimpaan kaavalla: halvin vertailuhinta / ehdokkaan vertailuhinta * 40 pistettä.

Lopullinen laatuvertailu, max 60 pistettä

a)     Tekniset ja toiminnalliset vaatimukset, max 40 pistettä

Tarjoajan tuli ladata liite 2 Tekniset ja toiminnalliset vaatimukset täytettynä liitteessä annettujen ohjeiden mukaisesti. Tarjousten laatuvertailu suoritetaan tekniset ja toiminnalliset vaatimukset -liitteessä annettujen tietojen ja liitteelle muodostuvien vertailupisteiden perusteella. Laatupisteet lasketaan seuraavasti: tarjoajan vertailupisteet / eniten pisteitä saaneen tarjoajan vertailupisteet * 40 pistettä.

b) Projektisuunnitelma, max 10 pistettä

Tarjoajan tuli ladata liitteen 4 mukainen projektisuunnitelma annettujen ohjeiden mukaisesti. Tarkemmat ohjeet ja arviointi- perusteet projektisuunnitelmalle löytyvät liitteestä.

c) Palvelukuvaus, max 10 pistettä

Tarjoajan tuli ladata liitteen 4 mukainen palvelukuvaus annettujen ohjeiden mukaisesti. Tarkemmat  ohjeet ja arviointiperusteet palvelukuvaukselle löytyvät liitteestä.

Tarjoajien hinta- ja laatuvertailusta saamat pisteet lasketaan yhteen muodostaen kokonaispistemäärän. Enimmäispistemäärä on 100.
 

Hankintayksikkö suoritti tarjousten vertailun. Suoritetun vertailun lopputulos on seuraava:

1) Telia Finland Oyj: 100 vertailupistettä

 2) Disec Oy: 90,87 vertailupistettä

 3) Innofactor Software Oy: 74,34 vertailupistettä.
 

Esittelijä: Kaupunginjohtaja Atso Vainio

Päätösehdotus: Kaupunginhallitus päättää valita sähköisen säilytysjärjestelmän palveluntuottajaksi kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjoajan Telia Finland Oyj:n.

Hankintasopimus ei synny tällä päätöksellä tai sen tiedoksiannolla, vaan vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

Päätös: Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

______