Tekninen lautakunta
Pöytäkirja 27.08.2024/Pykälä 53

Tekninen lautakunta 27.08.2024 § 53  

2534/02.08.00/2024 

Valmistelija: Sivistyspalvelujen erityisasiantuntija Inkeri Parviainen

etunimi.sukunimi(ät)uusikaupunki.fi

Uudenkaupungin kaupunki on päättänyt teknisen lautakunnan päätöksellä 12.6.2024 § 48 hankkia Monitoimijatalo Wintteriin irtokalusteita.

Lisäksi Uudenkaupungin kaupunki on kilpailuttanut uudelleen ne irtokalusteryhmät/kalusteet, joista ei saatu edellisellä kilpailutuskierroksella (toukokuu 2024) hyväksyttäviä tarjouksia.

Hankinnan kohde

Uudenkaupungin kaupunki (jäljempänä myös "Hankintayksikkö") on pyytänyt tarjouksia Monitoimijatalo Wintterin irtokalusteiden hankintaan. Kyseessä ovat ne irtokalusteet, joista ei saatu toukokuussa 2024 hyväksyttäviä tarjouksia.

Hankinta on jaettu kahdeksaantoista (18) osa-alueeseen. Osa-alue voi muodostua kalusteryhmästä tai yksittäisestä kalusteesta. Tarjoaja on saanut tarjota yhteen, useampaan tai kaikkiin osa-alueisiin. Tarjoajan on kuitenkin tarjottava kaikkia osa-alueeseen kuuluvia tuotteita, jos tarjoaja päättää jättää tarjouksen kyseiseen osa-alueeseen.

Kullekin osa-alueelle valitaan yksi (1) toimittaja, jonka kanssa Hankintayksikkö tekee hankintasopimuksen.

Hankintayksikkö varaa optiona oikeuden tilata tuotteita tarpeen vaatiessa lisähankintana 15 % yli hankinnan kokonaisarvon.

Hankinnan kohde ja sille asetetut vaatimukset on ollut tarkemmin kuvattu tarjouspyyntöasiakirjoissa.

Hankintamenettely ja hankintailmoitus

Hankintaan sovelletaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopi-muksista annettua lakia (1397/2016, "hankintalaki"). Kyse on hankin-talain 26 §:n mukaisesta EU-kynnysarvon ylittävästä tavarahankin-nasta. Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo on 270.000 € (alv 0 %).

Hankintamenettelynä on ollut avoin menettely, jossa kaikki halukkaat ovat voineet jättää tarjouksen hankinnassa. Hankinta-asiakirjat ovat olleet saatavissa Tarjouspalvelu-portaalista.

Hankinnasta lähetettiin 8.7.2024 julkaistavaksi hankintailmoitus kansallisessa julkisten hankintojen ilmoituskanavassa Hilmassa (https://www.hankintailmoitukset.fi) sekä EU:n laajuisessa TED-tietokannassa (https://ted.europa.eu/).

Tarjoajilla oli mahdollisuus lähettää lisätietokysymyksiä tarjouspyyn-nöstä Tarjouspalvelu-toimittajaportaalin kautta 18.7.2024 mennessä. Vastaukset lisätietokysymyksiin julkaistiin kaikkien tarjoajien saataville Tarjouspalvelu-toimittajaportaalissa 1.8.2024. Lisäksi Hankintayksikkö julkaisi korjausilmoituksen lisätietokysymysten vastaamisen yhteydessä 1.8.2024.

Tarjousten jättämisen määräaika oli 12.8.2024.

Tarjousten vastaanottaminen

Hankintayksikkö vastaanotti tarjousten jättämisen määräaikaan mennessä yhteensä 10 tarjousta seuraavilta tarjoajilta:

-          DUO Interior Oy

-          Input interior Oy

-          Isku Interior Oy

-          Kinnarps Oy

-          Kuopion Woodi Oy

-          Lekolar-Printel Oy

-          Martela Oyj

-          Modeo Oy

-          Restatop Oy

-          Vepsäläinen Oy

Tarjousten avauspöytäkirja on hankintapäätöksen liitteenä.

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Hankintayksikkö tarkasti tarjouksen jättäneiden tarjoajien soveltuvuusvaatimusten täyttymisen.

Kaikki tarjoajat täyttivät tarjoajien soveltuvuudelle asetetut vaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Hankintayksikkö tarkasti tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden.

Seuraavien tarjoajien tarjoukset ovat olleet jonkin tai joidenkin osa-alueiden osalta tarjouspyynnön vähimmäisvaatimusten vastaisia:

-          Isku Interior Oy

-          Kinnarps Oy

-          Martela Oyj

-          Modeo Oy

-          Restatop Oy

-          Vepsäläinen Oy

Kullekin tarjoajalle, johon on kohdistunut poissulku tai poissulkuja jonkin osa-alueen osalta, toimitetaan tarkemmat poissulkemisen perustelut.

Poissuljetuksi tuleminen jonkin tai joidenkin osa-alueiden osalta ei estä tarjoajaa tulemasta valituksi muiden osa-alueiden osalta kalusteiden sopimustoimittajaksi.

Kaikki osa-aluekohtaiset poissulkemiset käyvät ilmi vertailutaulu-kosta. Tarjousten todettiin muutoin olevan tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten vertailu

Tarjouspyynnön mukaan tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoajat. Kokonaistaloudellisen edullisuuden valintaperusteena käytetään hinta- ja laatuvertailua.

Tarjoukset vertaillaan kunkin osa-alueen osalta erikseen. Jokainen osa-alueen vertaillaan seuraavasti:

-          Hinta: enintään 30 pistettä

Vertailuhintana käytetään tarjoajan esittämää vertailuhintaa kullekin osa-alueelle (alv 0 %). Vertailuhinta muodostuu tarjottujen tuotteiden kappalemäärillä kerrottujen yksikköhintojen summasta.

Hintapisteet lasketaan seuraavasti: halvin vertailuhinta / tarjoajan vertailuhinta x 30 = tarjoajan hintapisteet.

-          Laatu: enintään 30 pistettä

Laatuvertailu koostuu tarjousten yhteydessä toimitettavien tuotekuvausten arvioinnista. Vertailtavat kriteerit ovat ilmenneet tarkemmin tarjouspyynnön liitteestä Laatuvertailun arviointi.

Enimmäispistemäärä on kunkin osa-alueen osalta yhteensä 60 pistettä.

Eniten pisteitä saanut Tarjoaja valitaan kunkin osa-alueen osalta sopimustoimittajaksi.

Hankintayksikkö suoritti tarjousten vertailun. Suoritetun vertailun perusteella eniten vertailupisteitä ovat saaneet seuraavat tarjoajat:

-          Osa-alue 1 Aulan sohvat ja nojatuoli: Isku Interior Oy

-          Osa-alue 2 Aulan sermillinen työpiste: Input Interior Oy

-          Osa-alue 3 Puiset tuolit: Restatop Oy

-          Osa-alue 4 Valtuustosalin loungesohva: Isku Interior Oy

-          Osa-alue 5 Koristetyynyt: Isku Interior Oy

-          Osa-alue 6 Puinen nojatuoli: Ei hyväksyttäviä tarjouksia

-          Osa-alue 7 Aktiivijakkara: Martela Oyj

-          Osa-alue 8 Pehmeä pyöreä istuin: Isku Interior Oy

-          Osa-alue 9 Kirjoitustasollinen loungetuoli: Isku Interior Oy

-          Osa-alue 10 Keinutuoli: Vepsäläinen Oy

-          Osa-alue 11 Lasten tuoli- ja pöytäsetti: Ei tarjouksia

-          Osa-alue 12 Pyörällinen pöytätasollinen säilytin: Martela Oyj

-          Osa-alue 13 Sähkösäätöiset työpöydät ja pöytäseinäkkeet: Martela Oyj

-          Osa-alue 14 Jakkarat, nojatuolit ja yleistuolit: Martela Oyj

-          Osa-alue 15 Työtuoli: Modeo Oy

-          Osa-alue 16 Pyörällinen lattiaseinäke: Input Interior Oy

-          Osa-alue 17 Hallinnon neuvottelutuoli: Ei hyväksyttäviä tarjouksia

-          Osa-alue 18 Satulatuoli: Martela Oyj

Kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoukset kunkin osa-alueen osalta ovat antaneet edellä esitetyt tarjoajat.

Tarjousten vertailu, tarjoajien saamat pisteet sekä pisteytysten perusteet on esitetty tarkemmin vertailutaulukossa.

Kaupunginhallituksen seuraavassa kokouksessa pyydetään lupaa hank­keen toteuttamiselle.

Esittelijä: Tekninen johtaja Jari Nikkari

Päätösehdotus: Tekninen lautakunta päättää valita edellä esitetyt eniten vertailupisteitä saaneet tarjoajat kunkin osa-alueen osalta sopimustoimittajiksi.

Lisäksi tekninen lautakunta päättää poissulkea seuraavat tarjoajien tarjoukset tiettyjen osa-alueiden osalta: Isku Interior Oy, Kinnarps Oy, Martela Oyj, Modeo Oy, Martela Oyj, Restatop Oy ja Vepsäläinen Oy.

Hankintayksikkö kilpailuttaa tarvittaessa uudelleen ne kalusteryhmät / kalusteet, joista ei ole saatu hyväksyttäviä tarjouksia.

Päätös on ehdollinen siihen asti, kunnes kaupunginhallitus on antanut hankkeelle toteuttamisluvan sekä luvan aikataulusyistä hankintojen toteuttamiseen mahdollisista valituksista huolimatta.

Päätös: Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

 Merkittiin, että Inkeri Parviainen poistui kokouksesta tämän asian käsittelyn jälkeen klo 18.33.

______