Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 18.11.2024/Pykälä 288

Kaupunginhallitus 18.11.2024 § 288  

2879/00.01.02.00/2024 

Valmistelija: ICT-päällikkö Pauli Lehtonen

pauli.p.lehtonen(ät)uusikaupunki.fi

Lähtötilanne

Uudenkaupungin kaupungin ensimmäinen digitiekartta vuosille 2022-2025 hyväksyttiin kaupunginhallituksessa 25.4.2022. Digitiekartta todettiin hyödylliseksi tulevien vuosien suunnittelussa mutta viime vuonna ei vielä todettu digitiekartan päivitystarvetta, koska muutokset alkuperäiseen suunnitelmaan olivat vielä varsin pieniä. Tänä vuonna oli selkeä tarve tehdä uusi digitiekartta, koska varsinkin Wintterin valmistumisen lähestyminen ja sen tuomien toimintatapamuutosten vuoksi monet suunnitelmat olivat alkuperäiseen digitiekarttaan nähden muuttuneet tai tulleet täysin uusina. Tällä kertaa työ tehtiin täysin omana työnä ICT-päällikön johdolla.

Näiden kahden vuoden aikana on ollut mukava huomata, että alkuperäinen digitiekarttatyö selvästi lisäsi yhteistyötä eri yksiköiden välillä ja ICT-yksikköä on totuttu ottamaan yhä enemmän projekteihin mukaan jo niiden alkuvaiheessa. Tästä hyvänä esimerkkinä sähköisen arkistoinnin sekä varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän projektit.

Työn toteutus

Työ tehtiin tälläkin kertaa työpajoista saaduilla tiedoilla ja ideoilla sekä sähköpostitse tehdyillä täsmentävillä kyselyillä. Ensimmäisellä kerralla käytettyjä alkuhaastatteluita ei tällä kertaa todettu tarpeellisiksi ja työpajojen tuotoksista nähtiinkin heti, että ymmärrys digitiekartan tekemisestä, hyödyntämisestä sekä tarpeellisuudesta oli selvästi korkeammalla tasolla kuin ensimmäisellä kerralla. Ohjelmistona käytettiin Microsoftin Whiteboardia edellisen kerran Miro ohjelmiston sijaan. Viestinnällinen osuus hoidettiin sähköpostitse mutta työn edetessä oli selvää, että jatkossa viestintä ja materiaalien jakaminen olisi järkevämpää tehdä esimerkiksi yhteisessä Teams-työtilassa, johon Whiteboard olisi integroitu.

Mukana suunnittelussa oli pitkälti samoissa rooleissa työskenteleviä työntekijöitä kuin ensimmäiselläkin kerralla mutta henkilöstövaihdoksia oli parin vuoden aikana tapahtunut jonkin verran. Pääosin henkilöt toimivat esihenkilöinä, pääkäyttäjinä tai muina järjestelmien tehokäyttäjinä tai prosesseista vastaavina.

Digitiekarttatyön lopputuloksena saatiin palvelukeskuskohtaiset digitiekartat sekä koko kaupungin yhdistetty digitiekartta, jossa on mukana vaikuttavimmat palvelukeskusten asiat. Kartat on luotu pääosin työpajoista tehtyjen pohjien mukaan ja lisäksi on hyödynnetty priorisointitaulukkoa vaikkakin sen tarve oli tällä kertaa selvästi vähäisempi kuin aiemmin sillä työpajoissa osallistujilla oli selkeästi parempi näkemys työn sisällöstä kuin aiemmalla kerralla. Priorisointitaulukko onkin tällä kertaa enemmän asioista tarkemmin kertova kuin niitä priorisoiva dokumentti.

Esittelijä: Kaupunginjohtaja Atso Vainio

Päätösehdotus: Kaupunginhallitus päättää
- hyväksyä ICT-yksikön yhteistyössä palvelukeskusten kanssa tekemät digitiekartat tuleville vuosille. Digitiekarttoja päivitetään vuosittain, joista joka toinen vuosi kevennetyllä prosessilla ja joka toinen vuosi täydellä päivityskierroksella, ja ne ohjaavat osittain myös taloussuunnittelua.
- että ICT-hankkeiden toteuttamisessa hyödynnetään kehitysprojektien priorisointitaulukkoa ja ainakin vaikutuksiltaan ja kustannuksiltaan merkittävimmistä hankkeista tehdään jatkossakin projektisuunnitelmat.

Päätös: Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

______