Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 10.02.2025/Pykälä 46

Opetus- ja kasvatuslautakunta 22.01.2025 § 4 

Valmistelija: ICT-päällikkö Pauli Lehtonen

etunimi.sukunimi(ät)uusikaupunki.fi

Varhaiskasvatuksen johtaja Annina Kiiveri

etunimi.sukunimi(ät)uusikaupunki.fi

Hankinnan kuvaus

Hankinnan kohteena on Uudenkaupungin kaupungin (jäljempänä myös "Hankintayksikkö") varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmä. Toiminnanohjausjärjestelmä hankitaan SaaS-palveluna.

Hankintaa ei oltu jaettu osiin. Osatarjoukset tai rinnakkaiset tarjoukset eivät olleet sallittuja.

Sopimus tehdään yhden (1) palveluntuottajan kanssa. Palvelusta laaditaan käyttöönottosopimus ja SaaS-sopimus.

Käyttöönottosopimus on määräaikaisena voimassa ja päättyy osapuolten velvoitteiden tultua kokonaan täytetyiksi. SaaS-sopimus astuu voimaan, kun käyttöönottoprojektin velvoitteet on tullut kokonaan täytetyiksi ja Tilaaja on hyväksynyt käyttöönottoprojektin lopputulokset. SaaS-sopimus on määräaikaisena voimassa 36 kuukautta, minkä jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana.

Hankinnan kohde ja sille asetetut vaatimukset on ollut tarkemmin kuvattuna tarjouspyyntöasiakirjoissa.

Hankintamenettely ja hankintailmoitus

Hankintaan sovelletaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopi-muksista annettua lakia (1397/2016, "hankintalaki"). Kyse on hankin-talain 26 §:n mukaisesta EU-kynnysarvon ylittävästä palveluhankinnasta. Hankinnan ennakoituna kokonaisarvon on ollut 280.000 € (alv 0 %).

Hankintamenettelynä on ollut avoin menettely, jossa kaikki halukkaat ovat voineet jättää tarjouksen hankinnassa. Hankinta-asiakirjat ovat olleet saatavissa Tarjouspalvelu-portaalista.

Hankinnasta lähetettiin 15.10.2024 julkaistavaksi hankintailmoitus kansallisessa julkisten hankintojen ilmoituskanavassa Hilmassa (https://www.hankintailmoitukset.fi) sekä EU:n laajuisessa TED-tietokannassa (https://ted.europa.eu/).

Tarjoajilla oli mahdollisuus lähettää lisätietokysymyksiä tarjouspyyn-nöstä Tarjouspalvelu-toimittajaportaalin kautta 29.10.2024 mennessä.

Tarjousten jättämisen määräaika oli 15.11.2024.

Tarjousten vastaanottaminen

Hankintayksikkö vastaanotti tarjousten jättämisen määräaikaan mennessä yhteensä neljä (4) tarjousta seuraavilta tarjoajilta:

-          Abilita Oy

-          Alfa eCare Oy

-          Haltu Oy

-          Hoiwa

Tarjousten avauspöytäkirja on hankintapäätöksen liitteenä.

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Hankintayksikkö tarkasti tarjouksen jättäneiden tarjoajien soveltuvuusvaatimusten täyttymisen.

Kaikki tarjoajat täyttivät tarjoajien soveltuvuudelle asetetut vaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Hankintayksikkö tarkasti tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden.

Haltu Oy:n tarjous ei täyttänyt tarjouspyyntöasiakirjassa mainittuja vähimmäisvaatimuksia, minkä vuoksi tarjoaja suljettiin tarjouskilpailun ulkopuolelle. Hankintayksikkö toimittaa tarjoajalle pyydettäessä erikseen tarkemmat perustelut poissulkemiselle.

Hankintayksikkö toimitti täsmennyspyynnön Alfa eCare Oy:lle koskien tarjottua järjestelmää. Alfa eCare Oy:n tarjous todettiin tarjouspyynnnön mukaiseksi.

Lisäksi myös muut tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten vertailu

Tarjousten vertailu suoritetaan seuraavasti:

Tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Tarjouskilpailun voittajaksi valitaan hinta-laatusuhteeltaan

paras tarjous.

Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan seuraavin perustein ja pisteytyksin:

HINTAVERTAILU: enintään 60 pistettä

Tarjousten hintavertailu suoritetaan tarjouspyynnön liitteelle 3 Hintaliite muodostuvan vertailuhinnan perusteella. Vertailuhinta saadaan laskemalla yhteen hintaliitteellä ilmoitetut painotetut yksikköhinnat.

Halvin vertailuhinta saa 60 pisteitä. Muiden Tarjoajien pisteet lasketaan suhteessa halvimpaan kaavalla: Halvin vertailuhinta / Tarjoajan vertailuhinta * 60 pistettä.

LAATUVERTAILU: enintään 40 pistettä

a) Tekniset ja toiminnalliset vaatimukset (enintään 30 pistettä)

Tarjoajien on tullut täyttää tarjouspyynnön liite 2 Tekniset ja toiminnalliset vaatimukset liitteessä annettujen ohjeiden mukaisesti.

Tarjousten teknisiä ja toiminnallisia vaatimuksia koskeva laatuvertailu suoritetaan liitteessä annettujen tietojen ja liitteelle muodostuvan yhteispistemäärän perusteella. Tarjoaja voi saada valintansa mukaisesti pisteytettävistä teknisistä ja toiminnallisista vaatimuksista enintään 30 laatupistettä.

b) Projektisuunnitelma (enintään 5 pistettä)

Tarjoajien on tullut toimittaa projektisuunnitelma tarjouspyynnössä vaaditulla tavalla. Projektisuunnitelman arviointiperusteet on kuvattu tarjouspyynnön liitteellä 9 Projektisuunnitelma ja palvelukuvaus - arviointiperusteet.

c) Palvelukuvaus (enintään 5 pistettä)

Tarjoajien on tullut toimittaa palvelukuvaus tarjouspyynnössä vaaditulla tavalla. Palvelukuvauksen arviointiperusteet on kuvattu tarjouspyynnön liitteellä 9 Projektisuunnitelma ja palvelukuvaus - arviointiperusteet.

Hinta- ja laatuvertailun enimmäispistemäärä on yhteensä 100 pistettä. Eniten yhteispisteitä saanut Tarjoaja valitaan sopimustoimittajaksi.

Hankintayksikkö suoritti tarjousten vertailun. Suoritetun vertailun lopputulos on seuraava:

1. Alfa eCare Oy

Hintapisteet: 60

Laatupisteet: 40

Vertailupisteet yhteensä: 100

2. Abilita Oy

Hintapisteet: 47,95

Laatupisteet: 40

Vertailupisteet yhteensä: 87,95

3. Hoiwa

Hintapisteet: 29,71

Laatupisteet: 40

Vertailupisteet yhteensä: 69,71

Eniten vertailupisteitä saanut tarjoaja on Alfa eCare Oy.

Tarjousten vertailu, tarjoajien saamat pisteet sekä pisteytysten perusteet on esitetty tarkemmin vertailutaulukossa.

Esittelijä: Lukion rehtori Esa Pirkola

Päätösehdotus: Opetus- ja kasvatuslautakunta päättää hylätä Haltu Oy:n tarjouksen tarjouspyynnön vastaisena.

Opetus- ja kasvatuslautakunta päättää valita tarjousvertailun perusteella varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän palveluntuottajaksi Alfa eCare Oy:n.

Päätös on ehdollinen siihen asti, kunnes kaupunginhallitus on antanut hankinnalle toteuttamisluvan.

Päätös: Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

______

Kaupunginhallitus 10.02.2025 § 46  

3000/02.08.00/2025 

Esittelijä: Kaupunginjohtaja Atso Vainio

Päätösehdotus: Kaupunginhallitus päättää antaa varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän hankinnalle toteuttamisluvan.

Päätös: Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

______