Hyvinvointi- ja vapaa-aikalautakunta
Pöytäkirja 18.03.2025/Pykälä 18

Hyvinvointi- ja vapaa-aikalautakunta 18.03.2025 § 18  

3201/02.08.00/2025 

Valmistelija: Kirjastotoimenjohtaja Salla Mäkinen

 Kaupunginarrkkitehti Leena Arvela-Hellén

 etunimi.sukunimi(ät)uusikaupunki.fi

 Hankinnan kuvaus

 Hankinnan kohteena on Uudenkaupungin kaupungin (jäljempänä myös "Hankintayksikkö") pääkirjaston kalustamisen hankinta hyllykalusteiden osalta. Hankinta koski kirjaston hyllykalusteiden hankintaa tarjouspyynnön liitteissä kuvatulla tavalla. Kirjaston muiden kalusteiden hankinta kilpailutetaan myöhemmin erikseen.

 Hankinta sisältää varsinaisen kalustamisen ja toimituksen.

 Hankintaa ei oltu jaettu osiin. Osatarjoukset tai rinnakkaiset tarjoukset eivät olleet sallittuja.

 Hankintayksikkö valitsee sopimustoimittajaksi yhden (1) tarjoajan, jonka kanssa hankintasopimus tehdään.

 Hankintayksikkö varaa optiona oikeuden tilata tuotteita tarpeen vaatiessa lisähankintana 15 % yli hankinnan kokonaisarvon. Lisähankintamahdollisuudessa on kyse Hankintayksikön oikeudesta, ei velvollisuudesta. Valittavalla toimittajalla ei ole yksinoikeutta toimittaa tuotteita Hankintayksikölle.

 Hankinnan kohde ja sille asetetut vaatimukset on ollut tarkemmin kuvattuna tarjouspyyntöasiakirjoissa.

 Hankintamenettely ja hankintailmoitus

 Hankintaan sovelletaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopi-muksista annettua lakia (1397/2016, "hankintalaki"). Kyse on hankin-talain 26 §:n mukaisesta EU-kynnysarvon ylittävästä tavarahankinnasta.

 Hankinnan ennakoituna kokonaisarvon on ollut hyllykalusteiden osalta 200.000 € (alv 0 %).

 Hankintamenettelynä on ollut avoin menettely, jossa kaikki halukkaat ovat voineet jättää tarjouksen hankinnassa. Hankinta-asiakirjat ovat olleet saatavissa Tarjouspalvelu-portaalista.

 Hankinnasta lähetettiin 13.1.2025 julkaistavaksi hankintailmoitus kansallisessa julkisten hankintojen ilmoituskanavassa Hilmassa (https://www.hankintailmoitukset.fi) sekä EU:n laajuisessa TED-tietokannassa (https://ted.europa.eu/).

 Tarjoajilla oli mahdollisuus lähettää lisätietokysymyksiä tarjouspyyn-nöstä Tarjouspalvelu-toimittajaportaalin kautta 27.1.2025 mennessä.

 Hankinnasta lähetettiin julkaistavaksi korjausilmoitus 7.2.2025 ja samalla tarjousten jättämisen määräaikaa pidennettiin aiemmasta 14.2.2025 määräajasta 28.2.2025 asti. Hankinnasta lähetettiin tämän jälkeen julkaistavaksi vielä uusi korjausilmoitus 12.2.2025.

 Tarjousten vastaanottaminen

 Hankintayksikkö vastaanotti tarjousten jättämisen määräaikaan mennessä yhteensä kuusi (6) tarjousta seuraavilta tarjoajilta:

-          F-inno Oy

-          Fratelli Grupi OÜ

-          Korvenranta Oy

-          Niemen Tehtaat Finland Oy

-          Rei-Kaluste Oy

-          Vepsäläinen Oy

 Tarjousten avauspöytäkirja on hankintapäätöksen liitteenä.

 Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

 Hankintayksikkö tarkasti tarjouksen jättäneiden tarjoajien soveltuvuusvaatimusten täyttymisen.

 Kaikki tarjoajat täyttivät tarjoajien soveltuvuudelle asetetut vaatimukset.

 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

 Hankintayksikkö tarkasti tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden.

 Tarjousten tarkastuksen yhteydessä todettiin, että kaikkien tarjoajien tarjoukset eivät täyttäneet tarjouspyyntöasiakirjoissa mainittuja vähimmäisvaatimuksia, minkä vuoksi seuraavat tarjoajat suljettiin pois tarjouskilpailusta:

-          Fratelli Grupi OÜ

-          Vepsäläinen Oy

 Hankintayksikkö toimitti täsmennyspyynnöt seuraaville tarjoajille:

-          F-inno Oy

-          Korvenranta Oy

-          Niemen Tehtaat Finland Oy

-          Rei-Kaluste Oy

 Täsmennyspyyntöön saatujen vastausten jälkeen todettiin, että Korvenranta Oy:n tarjous ei ole täyttänyt tarjouspyyntöasiakirjoissa mainittuja vähimmäisvaatimuksia ja ehtoja, minkä vuoksi tarjoaja suljettiin pois tarjouskilpailusta.

 Tarjouskilpailusta poissuljetuille tarjoajille lähetetään erikseen tätä koskevat tarkemmat perustelut.

 Muutoin tarjoukset todettiin olevan tarjouspyynnnön mukaisia.

 Tarjousten vertailu

 Tarjousten vertailu suoritetaan seuraavasti:

 Tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Tarjouskilpailun voittajaksi valitaan hinta-laatusuhteeltaan paras tarjous.

 Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan seuraavin perustein ja pisteytyksin:

 HINTAVERTAILU: enintään 70 pistettä

 Tarjousten hintavertailu suoritetaan tarjouspyynnön liitteelle "2 Hintaliite" muodostuvan vertailuhinnan (alv. 0 %) perusteella.

 Tarjoajan on tullut antaa kalusteryhmissä 1 ja 2 yksi kokonaishinta kunkin tuotenumeron kalusteille (eli kokonaishinta R1a kalusteille, kokonaishinta R1b kalusteille jne.). Kalusteryhmissä 3 ja 4 hinnat tulee antaa yksikköhintoina per kaluste.

 Vertailuhinta muodostuu tarjottujen tuotteiden kappalemäärillä kerrottujen yksikköhintojen summasta.

 Halvin vertailuhinta saa 70 pisteitä. Muiden Tarjoajien pisteet lasketaan suhteessa halvimpaan kaavalla: Halvin vertailuhinta / Tarjoajan vertailuhinta * 70 pistettä.

 LAATUVERTAILU: enintään 30 pistettä

a)     Tuotekuvausten arviointi (enintään 15 pistettä)

 Tarjoajien on tullut liittää tarjouksiinsa kalusteita koskevat tuotekuvaukset (tuotekortit). Tarjousten laatua arvioidaan tarjouspyynnön liitteen 1 mukaisesti seuraavilla kriteereillä:

-          Yhteneväisyys ja muotoilu

 Tarkemmat ohjeet laatuvertailun arvioinnista ja kuvattavista seikoista on esitetty tarjouspyynnön liitteellä 1. Tarjoajat voivat saada arvioinnin perusteella 15, 10, 5 tai 0 pistettä tarjouspyynnön liitteellä 1 mainituin perustein.

b)     Ympäristökriteerit (yhteensä enintään 5 pistettä)

 Tarjoajat voivat saada valintansa mukaisesti pisteitä, mikäli tarjottujen tuotteiden materiaaleissa on otettu huomioon ympäristönäkökohtia.

 b1) Materiaaleissa käytettävät puut (= Puu: massiivipuu, laminoitu puu, viilu ja muut luonnonmateriaalit)

 b1.1) Tarjoajat voivat saada 2 pistettä, mikäli tuotteiden materiaalina käytettävän puun, siltä osin, kun käytettävät puuraaka-aineet ovat jäljitettävissä, raaka-aineet eivät tule metsistä, joilla on korkea biologinen ja/tai sosiaalinen arvo (metsäalue, joka on arvioitu joko luontoympäristön tai käyttötarkoituksen takia suojelun arvoiseksi).

 b1.2) Tarjoajat voivat saada 1 pisteen, mikäli tuotteiden materiaalina käytettävästä puusta vähintään 70 % tulee metsistä, joiden hoito on todistetusti kestävän metsähoidon periaatteiden ja toimien mukaista.Tarjoajan tulee toimittaa pyydettäessä selvitys metsien FCS-, PEFC- tai muusta vastaavasta sertifioinnista tai selvitys puumateriaalien toimitusketjusta.

 b2) Materiaaleissa käytettävät puupohjaiset levyt

 Tarjoajat voivat saada 1 pisteen, mikäli tuotteiden materiaalina käytettävästä puupohjaisesta levystä vähintään 70 % tulee metsistä, joiden hoito on todistetusti kestävän metsänhoidon periaatteiden ja toimien mukaista. Tarjoajan tulee toimittaa pyydettäessä selvitys metsien FCS-, PEFC- tai muusta vastaavasta sertifioinnista tai selvitys puumateriaalin toimitusketjusta.

 b3) Materiaaleissa käytettävät metallit

 Tarjoajat voivat saada 1 pisteen, mikäli tuotteiden materiaalina käytettävät metallit ovat kierrätettäviä (= metalli on voitava erottaa muista materiaaleista) ilman erikoistyökaluja. Lisäksi metallin toimittanut valimo on käyttänyt vähintään 20 % kierrätettyä metallia kalusteissa käytettävän metallin valmistuksessa.

 c) Takuu (enintään 5 pistettä)

 Tarjoajat voivat saada pisteitä vähimmäisvaatimukset ylittävästä takuuajan pituudesta.

 Vähimmäisvaatimus takuuajalle on 60 kuukautta.Takuu koskee kaikkia kalusteiden materiaaleja (lukuun ottamatta verhoilumateriaaleja, joiden osalta noudetaan niiden normaalitakuuehtoa), osia, asennustöitä ym. ja sen tulee kattaa kaikki tuote-, kuljetus- ja laatuvirheet.

-          Takuu 72 kk tai enemmän = 5 pistettä

-          Takuu vähintään 60 kk = 0 pistettä

 d) Varaosien saatavuus (enintään 5 pistettä)

 Tarjoajat voivat saada lisäpisteitä, mikäli Tarjoajat sitoutuvat myöhemmin täydennettävien lisähyllyjen saatavuusaikaan kalusteryhmien R1 ja R2 osalta.

 Tarjoaja voi saada valintansa mukaan lisäpisteitä seuraavasti:

 - Myöhemmin täydennettäviä lisähyllyjä on saatavilla kaikille kalusteryhmien R1 ja R2 tuotteille vähintään 10 vuotta = 5 p

 - Myöhemmin täydennettäviä lisähyllyjä on saatavilla kaikille kalusteryhmien R1 ja R2 tuotteille vähintään 5 vuotta, mutta alle 10 vuotta = 2 p

 - Myöhemmin täydennettäviä lisähyllyjä on saatavilla kaikille kalusteryhmien R1 ja R2 tuotteille alle 5 vuotta, tai tarjoaja ei voi sitoutua tiettyyn aikaan = 0 pistettä

 Hinta- ja laatuvertailun enimmäispistemäärä on yhteensä 100 pistettä. Eniten yhteispisteitä saanut tarjoaja valitaan sopimustoimittajaksi.

 Hankintayksikkö suoritti tarjousten vertailun. Suoritetun vertailun lopputulos on seuraava:

1)     F-inno Oy

Hintapisteet: 70

Laatupisteet: 30

Vertailupisteet yhteensä: 100

2)     Niemen Tehtaat Finland Oy

Hintapisteet: 51,20

Laatupisteet: 30

Vertailupisteet yhteensä: 81,20

3)     Rei-Kaluste Oy

Hintapisteet: 35,98

Laatupisteet: 30

Vertailupisteet yhteensä: 65,98

 Eniten vertailupisteitä saanut tarjoaja on F-inno Oy.

 Tarjousten vertailu, tarjoajien saamat pisteet sekä pisteytysten perusteet on esitetty tarkemmin liitteenä olevassa vertailutaulukossa.

Esittelijä: Hyvinvointijohtaja Jan Vuorenlaakso

Päätösehdotus: Hyvinvointi- ja vapaa-aikalautakunta päättää sulkea Fratelli Grupi OÜ:n, Korvenranta Oy:n ja Vepsäläinen Oy:n tarjoukset pois tarjouskilpailusta tarjouspyynnön vastaisina.

Hyvinvointi- ja vapaa-aikalautakunta päättää valita tarjousvertailun perusteella pääkirjaston hyllykalusteiden hankinnan sopimustoimittajaksi F-inno Oy:n. Hankinnan kokonaishinta on 138 297 €.

Hyvinvointi- ja vapaa-aikalautakunta esittää kaupunginhallitukselle toteuttamisluvan myöntämistä hankinnalle sekä luvan myöntämistä aikataulusyistä hankintojen toteuttamiseen mahdollisista valituksista huolimatta.

Hyvinvointi- ja vapaa-aikalautakunnan päätös on ehdollinen siihen asti, kunnes kaupunginhallitus on antanut hankkeelle tarvittavat luvat.

Päätös: Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

 Merkittiin, että Raimo Löfstedt poistui tämän asian käsittelyn jälkeen klo 19.38.

______