Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 02.06.2025/Pykälä 152

Kaupunginhallitus 27.01.2025 § 22 

Valmistelija: Talous- ja hallintojohtaja Katja Aalto

 Henkilöstöjohtaja Maaru Seikola

etunimi.sukunimi(ät)uusikaupunki.fi

Vakka-Suomen kunnat ovat kartoittaneet yhteistyötä talous- ja palkkahallinnon järjestämiseksi yhteistyössä. Tavoitteena on luoda uusi toimintamalli, jolla saataisiin pitkällä tähtäimellä

osakaskunnille kustannussäästöjä, toiminnan tehokkuutta ja läpinäkyvyyttä sekä riskittömämpää lakisääteisten talous- ja palkkahallintopalveluiden järjestämistä.

Uudenkaupungin kaupunki on ulkoistanut palkkahallinnon 1.4.2024 alkaen Tilikunnalle. Lisäksi kaupunki on ostanut myyntireskontrapalvelua yhtiöltä. Palveluiden kustannuskehityksessä on ollut haasteita ja kustannukset ovat ylittäneet ulkoistamispäätöksen yhteydessä arvioidun kustannustason. Kaupunki selvittää parhaillaan vaihtoehtoja tavoitteellisen ja kohtuullisen kustannustason saavuttamiseksi.

Muut taloushallinnon palvelut Uusikaupunki tuottaa itse. Taloushallinnon järjestelmä täytyy kuitenkin kilpailututtaa, koska järjestelmätoimittaja on kertonut, että nyt omalla palvelimella toimiva järjestelmä täytyy siirtää lähiaikoina SaaS palveluksi. Siirryttäessa omalla palvelimella toimivasta järjestelmästä SaaS palveluun on todettu, että siirtyminen ei ole pelkkä järjestelmä päivitys vaan tulee käsitellä uutena hankintana.

Keskustelut alueen muiden kuntien kanssa

Kesän ja syksyn 2024 sekä tammikuun 2025 on viranhaltijatyönä selvitetty mahdollisia muita kuntia, mitkä olisivat kiinnostuneita lähtemään mukaan yhteiseen yhtiöön talous-, palkka ja henkilöstöhallintopalveluiden järjestämiseksi tulevaisuudessa. Useamman kunnan mukana olo on välttämätöntä, jotta tuleva toiminta on kannattavaa ja kustannustehokasta.

Alun perin keskustelussa palveluntuottamisen järjestämisestä uudella, nykyisestä eroavalla tavalla, olivat mukana Kustavi, Taivassalo ja Vehmaa. Nämä kolme kuntaa tekivät asiaan sitoutumisesta aiesopimuksen. Kustavi ja Taivassalo tekivät myös valtuustopäätökset asian edistämisestä. Vehmaa puolestaan ilmoitti joulukuussa 2024, että se jatkaa nykyisellä toimintamallillaan tuottaen palvelut itse omana toimintanaan ja omilla järjestelmillä, eli että se ei jatka keskustelua myöskään tässä vaiheessa.

Kustannussäästötavoitteen saamiseksi ja säästöjen saamiseksi volyymin saaminen kahden kunnan volyymiä suuremmaksi on välttämätöntä.

Kuntien viranhaltijat ovat tehneet hyvää yhteistyötä ja avanneet keskustelua, jotta projektia saataisiin eteenpäin ja volyymia suurennettua, jotta yhtiön perustaminen ja palveluntuottaminen olisi kokonaisuutena järkevää.

Keskusteluissa kesä-syyskauden 2024 ja tammikuun 2025 aikana ovat olleet mukana eri kokouksissa vaihdellen viranhaltijoita Kustavista, Taivassalosta, Pyhärannasta, Uudestakaupungista ja Laitilasta.

Mainittakoon, että kaikkien kuntien ei ole välttämätöntä liittyä yhtiöön heti alusta alkaen, vaan yhtiö voidaan perustaa ja toiminta käynnistää, kun kaksi kuntaa ovat tehneet tarvittavat toimielinpäätökset. Muut kunnat voivat liittyä osakkaaksi, kun ovat tehneet asiasta toimielinpäätökset.

Yhtiön perustamisen jälkeen yhtiön tulee ryhtyä kilpailuttamaan palvelun tuottamisessa tarvittavia järjestelmiä pikimmiten, jotta yhtiön toiminta on mahdollista käynnistää hyvissä ajoin ennen tilikauden vaihtumista vuoden 2025 lopussa.

Hankkeen tausta ja tavoite

-Tavoitteena on luoda uusi toimintamalli, jolla saataisiin pitkällä tähtäimellä osakaskunnille kustannussäästöjä, toiminnan tehokkuutta ja läpinäkyvyyttä sekä riskittömämpää lakisääteisten talous- ja palkkahallintopalveluiden järjestämistä.

-Yhtiö kilpailuttaa nykyaikaisen, palvelukeskustoimintaan/moniorganisaatiokäyttöön

täysin soveltuvan ja käyttökustannuksiltaan järkevähintaisen järjestelmäkokonaisuuden, johon uuden osakaskunnan liittyminen on joustavaa ja mahdollista tarkoituksenmukaisella tavalla.

-Tavoitteena on saada aikaan kokonaiskustannussäästöjä mahdollisesti jo lyhyellä ja pitkällä aikavälillä.

-Yhtiön perustajaosakkaat valmistelevat ja hyväksyvät yhteistyössä osakassopimuksen.

Koska yhtiön perustamis- ja hallintokulut eivät ole riippuvaisia kuntien koosta tai asukasluvusta, osakassopimuksessa sovitaan tarkemmin, miten yhtiön perustamisesta aiheutuvat kustannukset jaetaan perustajajäsenten kesken. Myöhemmin mukaan tuleville

kunnille jyvitetään osa perustamiskuluista kuntien lukumäärään suhteutettuna.

Koska eri osakkaat saattavat tuoda yhtiön tuotettavaksi erilaisia palveluita (esim. osalla konserniyhtiöitä, joiden palvelut yhtiö voi tuottaa, kun taas osa kunnista ostaa kyseisen palvelun muualta), osakassopimuksella sovitaan yhtiön toiminnallisten kustannusten jaosta suoriteperusteisesti kustannusten aiheuttamisperiaatetta

Noudattaen. Lisäksi laaditaan vastuunjakosopimus huomioiden mm. ne palvelut, joita yhtiö kullekin kunnalle tuottaa sekä vastuut erilaisissa tilanteissa.

-Perustajakuntien viranhaltijat valmistelevat järjestelmäkilpailutusta hankintakonsultin kanssa.

Esittelijä: Kaupunginjohtaja Atso Vainio

Päätösehdotus: Kaupunginhallitus päättää ehdottaa valtuustolle, että
-valtuusto päättää, että Uudenkaupungin kaupunki perustaa muun/muiden toimielintenpäätöksen tehneen kunnan/tehneiden kuntien kanssa yhteisen in house -yhtiön talous- henkilöstö- ja palkkahallintopalveluiden tuottamiseksi siten, että järjestelmäkilpailutus voidaan käynnistää helmi-maaliskuun 2025 aikana
-valtuusto päättää, että yhtiön perustajaosakkaiden viranhaltijat valmistelevat nyt ja mahdollisesti myöhemmin keväällä toimielinten päätöksen tekevien kuntien viranhaltijoiden kanssa yhtiön perustamiseen tarvittavat dokumentit, perustamissopimuksen ja yhtiöjärjestyksen
- valtuusto päättää, että yhtiön perustajaosakkaiden viranhaltijat valmistelevat nyt ja mahdollisesti myöhemmin keväällä toimielinten päätöksen tekevien kuntien viranhaltijoiden kanssa osakassopimuksen ja vastuunjakotaulukon erikseen viranhaltijoiden sopimassa aikataulussa

Pöytäkirja tämän asian osalta tarkastetaan heti

Päätös: Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti sillä lisäyksellä, että päätös pannaan täytäntöön mahdollisista valituksista huolimatta.

_____

Kaupunginvaltuusto 03.02.2025 § 11 

Esittelijä: Kaupunginhallitus

Päätösehdotus: Kaupunginvaltuusto päättää, että:

- Uudenkaupungin kaupunki perustaa muun/muiden toimielintenpäätöksen tehneen kunnan/tehneiden kuntien kanssa yhteisen in house -yhtiön talous- henkilöstö- ja palkkahallintopalveluiden tuottamiseksi siten, että järjestelmäkilpailutus voidaan käynnistää helmi-maaliskuun 2025 aikana
- yhtiön perustajaosakkaiden viranhaltijat valmistelevat nyt ja mahdollisesti myöhemmin keväällä toimielinten päätöksen tekevien kuntien viranhaltijoiden kanssa yhtiön perustamiseen tarvittavat dokumentit, perustamissopimuksen ja yhtiöjärjestyksen
- yhtiön perustajaosakkaiden viranhaltijat valmistelevat nyt ja mahdollisesti myöhemmin keväällä toimielinten päätöksen tekevien kuntien viranhaltijoiden kanssa osakassopimuksen ja vastuunjakotaulukon erikseen viranhaltijoiden sopimassa aikataulussa
- pöytäkirja tämän asian osalta tarkastetaan heti ja päätös pannaan täytäntöön mahdollisista valituksista huolimatta.

Päätös: Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

______

Kaupunginhallitus 02.06.2025 § 152  

3052/00.04.01/2025 

Valmistelija: Talous- ja hallintojohtaja Katja Aalto

etunimi.sukunimi(ät)uusikaupunki.fi

Vakka-Suomen Laskenta Oy on perustamissopimuksen mukaisesti perustettu Uudenkaupungin kaupungin ja Taivassalon toimesta ja kaupparekisteri on vahvistanut rekisteröinnin 5.5.2025. Yhtiön tuottamien talous- ja palkkahallinnon palveluiden järjestelmäkilpailutusta on valmisteltu maalis-huhtikuun ajan ja kilpailutus on vielä kesken. Huolimatta hankinnan keskeytyksestä, hankintapäätös saadaan tehtyä vielä kesäkuun alkupuolella, edellyttäen etteivät järjestelmätoimittajat aseta kohtuuttomia ehtoja. Aikataulu mahdollistaa järjestelmien käyttöönoton ja palvelukeskuksen perustamisen syksyn aikana, jotta palvelu voidaan aloittaa 1.1.2026 alkaen.

Perustamisen jälkeen myös Laitilan kaupunki on (17.3.2025 § 21) päättänyt liittyä yhtiöön ja on ollut mukana taloushallinnon ja matkalaskujen järjestelmäkilpailutuksessa mukana. Laitila tulee käyttämään yhtiön palveluista vain monikuntamalliin tuotetun taloushallinnon ja matkalaskujen järjestelmäpalveluita ja tuottaa taloushallinnon palvelut itse. Myös Pyhäranta on ollut mukana kilpailutuksen valmistelussa ja harkitsee yhtiöön mukaan lähtemistä. 

Koska yhtiö on perustettu Uudenkaupungin kaupungin (450 osaketta / 75%) ja Taivassalon (150 osaketta / 25%) kesken, uusien osakkaiden mukaan ottamiseksi järjestetään osakeanti. Yhtiön tulevaksi osakekannaksi on muodostettu Laitilan ja mahdollinen Pyhärannan mukaantulo huomioiden 1 000 osaketta. Osakkeet jakaantuvat kaikkien neljän kunnan mukaantulon jälkeen seuraavasti: Uusikaupunki 450 (45 %), Taivassalo 150 (15%), Laitila 250 (25%) ja Pyhärannän mahdollinen osuus 150 (15%).

Osakkeiden jakaantumisessa on huomioitu tulevan In-house lainsäädännön valmistelu vähimmäisosuuksista, palveluiden tuleva volyymi sekä kunnan koko.Tulevassa in-house-hankintoja koskevassa lakimuutoksessa on esitetty, että kunnan tai muun hankintayksikön tulisi omistaa vähintään 10 % sidosyksiköstä (eli in-house-yhtiöstä), jotta se voisi tehdä hankintoja ilman kilpailutusta. Osakassopimuksessa tullaan sopimaan, että osakaskunnan osuus tulee olemaan vähintään 15%.

Yhtiö tarvitsee myös omaa pääomaa toimintansa aloittamiseen. Perustamiskustannukset jaetaan nykyisten ja tulevien osakkaiden kesken. Yhtiöön on ensivaiheessa tarkoitus sijoittaa vapaata omaa pääomaa 50 000 euroa kunkin kunnan omistusosuuksien suhteessa. Uudenkaupungin kaupunki sijoittaa 22 500 euroa, Laitila 12 500 euroa ja Taivassalo 7 500 sekä Pyhäranta liittyeessään 7 500 euroa. 

Esittelijä: Kaupunginjohtaja Atso Vainio

Päätösehdotus: Kaupunginhallitus esittää valtuustolle, että
- Uudenkaupungin kaupunki sijoittaa Vakka-Suomen Laskenta Oy:n vapaan pääoman rahastoon omistusosuutensa mukaisessa suhteessa 22 500 euroa edellyttäen, että Taivassalo ja Laitila tekevät vastaavat sijoitukset omistusosuuksiensa suhteessa
- Vakka-Suomen Laskenta Oy:n omistuspohjaa laajennetaan maksuttomalla suunnatulla osakeannilla Laitilan kaupungille ja mahdollisesti myöhemmin mukaan lähtevälle Pyhärannan kunnalle
- valtuuttaa talous- ja hallintojohtajan allekirjoittamaan osakeantia koskevat asiakirjat ja toteuttamaan muut tarvittavat toimenpiteet osakeannin loppuun saattamiseksi yhteistyössä muiden osakaskuntien edustajien kanssa

Kaupunginjohtaja teki kokouksessa muutetun päätösehdotuksen.

Kaupunginjohtajan muutettu päätösehdotus:

 Kaupunginhallitus esittää valtuustolle, että

- Uudenkaupungin kaupunki sijoittaa Vakka-Suomen Laskenta Oy:n vapaan pääoman rahastoon omistusosuutensa mukaisessa suhteessa 22 500 euroa edellyttäen, että Taivassalo ja Laitila tekevät vastaavat sijoitukset omistusosuuksiensa suhteessa

- Vakka-Suomen Laskenta Oy:n omistuspohjaa laajennetaan maksuttomalla suunnatulla osakeannilla Laitilan kaupungille ja mahdollisesti myöhemmin mukaan lähtevälle Pyhärannan kunnalle

- valtuuttaa talous- ja hallintojohtajan allekirjoittamaan osakeantia koskevat asiakirjat ja toteuttamaan muut tarvittavat toimenpiteet osakeannin loppuun saattamiseksi yhteistyössä muiden osakaskuntien edustajien kanssa

- valtuuttaa talous- ja hallintojohtajan irtisanomaan taloushallinnon järjestelmäsopimukset Abilita Oy:n ja palkkahallinnon palveluiden osalta Tilikunnan kanssa järjestelmäkilpailutuksen mahdollistamassa aikataulussa

Päätös: Kaupunginjohtajan muutettu päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

______