Kaupunginhallitus
Esityslista 02.02.2026/Asianro 4

Kaupunginhallitus 18.11.2024 § 288 

Valmistelija: ICT-päällikkö Pauli Lehtonen

pauli.p.lehtonen(ät)uusikaupunki.fi

Lähtötilanne

Uudenkaupungin kaupungin ensimmäinen digitiekartta vuosille 2022-2025 hyväksyttiin kaupunginhallituksessa 25.4.2022. Digitiekartta todettiin hyödylliseksi tulevien vuosien suunnittelussa mutta viime vuonna ei vielä todettu digitiekartan päivitystarvetta, koska muutokset alkuperäiseen suunnitelmaan olivat vielä varsin pieniä. Tänä vuonna oli selkeä tarve tehdä uusi digitiekartta, koska varsinkin Wintterin valmistumisen lähestyminen ja sen tuomien toimintatapamuutosten vuoksi monet suunnitelmat olivat alkuperäiseen digitiekarttaan nähden muuttuneet tai tulleet täysin uusina. Tällä kertaa työ tehtiin täysin omana työnä ICT-päällikön johdolla.

Näiden kahden vuoden aikana on ollut mukava huomata, että alkuperäinen digitiekarttatyö selvästi lisäsi yhteistyötä eri yksiköiden välillä ja ICT-yksikköä on totuttu ottamaan yhä enemmän projekteihin mukaan jo niiden alkuvaiheessa. Tästä hyvänä esimerkkinä sähköisen arkistoinnin sekä varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän projektit.

Työn toteutus

Työ tehtiin tälläkin kertaa työpajoista saaduilla tiedoilla ja ideoilla sekä sähköpostitse tehdyillä täsmentävillä kyselyillä. Ensimmäisellä kerralla käytettyjä alkuhaastatteluita ei tällä kertaa todettu tarpeellisiksi ja työpajojen tuotoksista nähtiinkin heti, että ymmärrys digitiekartan tekemisestä, hyödyntämisestä sekä tarpeellisuudesta oli selvästi korkeammalla tasolla kuin ensimmäisellä kerralla. Ohjelmistona käytettiin Microsoftin Whiteboardia edellisen kerran Miro ohjelmiston sijaan. Viestinnällinen osuus hoidettiin sähköpostitse mutta työn edetessä oli selvää, että jatkossa viestintä ja materiaalien jakaminen olisi järkevämpää tehdä esimerkiksi yhteisessä Teams-työtilassa, johon Whiteboard olisi integroitu.

Mukana suunnittelussa oli pitkälti samoissa rooleissa työskenteleviä työntekijöitä kuin ensimmäiselläkin kerralla mutta henkilöstövaihdoksia oli parin vuoden aikana tapahtunut jonkin verran. Pääosin henkilöt toimivat esihenkilöinä, pääkäyttäjinä tai muina järjestelmien tehokäyttäjinä tai prosesseista vastaavina.

Digitiekarttatyön lopputuloksena saatiin palvelukeskuskohtaiset digitiekartat sekä koko kaupungin yhdistetty digitiekartta, jossa on mukana vaikuttavimmat palvelukeskusten asiat. Kartat on luotu pääosin työpajoista tehtyjen pohjien mukaan ja lisäksi on hyödynnetty priorisointitaulukkoa vaikkakin sen tarve oli tällä kertaa selvästi vähäisempi kuin aiemmin sillä työpajoissa osallistujilla oli selkeästi parempi näkemys työn sisällöstä kuin aiemmalla kerralla. Priorisointitaulukko onkin tällä kertaa enemmän asioista tarkemmin kertova kuin niitä priorisoiva dokumentti.

Esittelijä: Kaupunginjohtaja Atso Vainio

Päätösehdotus: Kaupunginhallitus päättää
- hyväksyä ICT-yksikön yhteistyössä palvelukeskusten kanssa tekemät digitiekartat tuleville vuosille. Digitiekarttoja päivitetään vuosittain, joista joka toinen vuosi kevennetyllä prosessilla ja joka toinen vuosi täydellä päivityskierroksella, ja ne ohjaavat osittain myös taloussuunnittelua.
- että ICT-hankkeiden toteuttamisessa hyödynnetään kehitysprojektien priorisointitaulukkoa ja ainakin vaikutuksiltaan ja kustannuksiltaan merkittävimmistä hankkeista tehdään jatkossakin projektisuunnitelmat.

Päätös: Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

______

Kaupunginhallitus 02.02.2026    

2879/00.01.02.00/2024 

Valmistelija: ICT-päällikkö Pauli Lehtonen

pauli.p.lehtonen(ät)uusikaupunki.fi

Lähtötilanne

Uudenkaupungin kaupungin edellinen digitiekartta vuosille 2024-2027 vaati jälleen päivitystä ja tällä kertaa päädyttiin kokonaispäivitykseen budjetointityön lomassa, koska tällöin tulevien vuosien suunnitelmat ovat kaikkien yksiköiden mielissä. Digitiekartta onkin todettu hyödylliseksi tulevien vuosien suunnittelussa niin taloudellisten kuin henkilöstöresurssien näkökulmasta. Viime päivityskierroksen tapaan työ tehtiin täysin omana työnä ICT-päällikön johdolla.

Aiempien vuosien digitiekarttatyökokemus oli heti alusta alkaen nähtävissä henkilöiden osallistumisessa ja ideoinnissa. Digitiekarttatyö on myös osaltaan pitänyt yllä yhteistyötä eri yksiköiden välillä, mikä on näkynyt varsinkin monia yksiköitä koskevissa projekteissa ja kehitystyössä. Esimerkkinä tästä suomi.fi-viestipalvelun käyttöönotto, jota on aloitettu monen yksikön osalta.

Työn toteutus

Työ tehtiin aiempia kokemuksia hyödyntäen työpajoista saaduilla tiedoilla ja ideoilla sekä sähköpostitse että Teamsin kautta tehdyillä täsmentävillä kyselyillä. Aiemmat kokemukset helpottivat selvästi työn etenemistä ja keskeiset tehtävät eli nykytilan analysointi sekä kehityskohteiden tunnistaminen olivat hyvin hallussa. Näiden ansiosta työ eteni työpajoissa tehokkaasti ja idearikkaasti. Ohjelmistona käytettiin edellisen kerran tapaan Microsoftin Whiteboardia ja viestinnällinen osuus hoidettiin sähköpostitse sekä osittain Teams viestein.

Mukana suunnittelussa oli yli 50 työntekijää monista kaupungin eri yksiköistä. Pääosin henkilöt toimivat esihenkilöinä, pääkäyttäjinä tai muina järjestelmien tehokäyttäjinä tai prosesseista vastaavina eli käytännössä mukana olivat ne henkilöt, jotka eri yksiköissä tietävät tietotekniikkaan liittyvistä tulevista kehitystöistä. Kehityskohteita löydettiin ennätykselliset noin 100kpl, joista muutama yhdistettiin tai poistettiin, mikäli asian todettiin sisältyvän jo jonnekin muualle tai mikäli asian toteutuminen todettiin liian epävarmaksi.

Digitiekarttatyön lopputuloksena saatiin palvelukeskuskohtaiset digitiekartat sekä koko kaupungin yhdistetty digitiekartta, jossa on mukana vaikuttavimmat palvelukeskusten asiat. Kartat on luotu työpajoista tehtyjen pohjien mukaan ja lisäksi on hyödynnetty priorisointitaulukkoa lähinnä siihen, mitä otettiin mukaan koko kaupungin digitiekarttaan.

Esittelijä: Kaupunginjohtaja Atso Vainio

Päätösehdotus:

Päätös:

______