Hyvinvointi- ja vapaa-aikalautakunta
Pöytäkirja 20.02.2024/Pykälä 19

Hyvinvointi- ja vapaa-aikalautakunta 20.02.2024 § 19  

2215/00.03.01/2024 

Valmistelija: Hyvinvointijohtaja Jan Vuorenlaakso

etunimi.sukunimi(ät)uusikaupunki.fi

Vuodelta 2023 laadittavaan toimintakertomukseen sisältyy arvio sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta. Kuntalain mukaan kunnan on selonteossa kerrottava, miten sisäinen valvonta ja riskienhallinta on järjestetty, onko valvonnassa havaittu puutteita kuluneella tilikaudella ja miten toimintaa on tarkoitus kehittää.

Palvelukeskusten tulee käsitellä sisäisen valvonnan ja riskien-hallinnan selontekolomake lautakunnissa 8.3.2023 8.3.2024

(korjattu pöytäkirjaan hallintolain § 51 mukaisesti kirjoitusvirheenä) mennessä ja palauttaa se kaupungin talouspalveluihin.

Kaupunginhallitus on hyväksynyt päivitetyn sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan yleisohjeen 14.2.2022, joka tuli voimaan 1.3.2022. Ohjeessa annetaan tarkempia ohjeita sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteuttamiseen. Kunnan valvonta koostuu ulkoisesta ja sisäisestä valvonnasta. Sisäinen valvonta jakaantuu sisäiseen tarkkailuun, luottamushenkilöiden suorittamaan seurantaan ja sisäiseen tarkastukseen. Sisäisen valvonnan järjestämisestä vastaavat koko kaupungin ja kaupunkikonsernin osalta kaupungin-hallitus ja kaupunginjohtaja, liikelaitosten ja palvelualueen osalta lautakunta tai johtokunta, viranhaltijajohto ja palveluyksiköiden osalta palvelualueen johto ja työnjohto.

Yleisohjeessa kiinnitetään myös erityisesti huomiota tietosuojaan, konserniyhteisöihin ja häiriötilanteisiin sekä siinä on määritelty poikkeusoloihin liittyviä määräyksiä.- Riskienhallinta nähdään aikaisempaa enemmän kokonaisvaltaisena riskienhallintana. Nykyisin esimerkiksi tietoturva- ja tietosuojapolitiikka tulee huomioida kaikissa kaupunkikonsernin toiminnan ja prosessien kehittämis-hankkeissa ja ohjeistuksissa. Tietoturvallisuus on toimintatapa, jonka tavoitteena on tietojärjestelmien ja toiminnan jatkuvuutta uhkaavien riskienhallinta. Tietosuoja puolestaan on henkilötietojen käsittelyä koskevien vaatimusten huomioon ottamista yksityisten henkilöiden yksityisyyden, oikeuksien ja oikeusturvan varmistamiseksi.

Selonteko perustuu kaupunkikonsernissa tehtyyn sisäisen valvonnan arviointiin, riskien arviointiin sekä toimenpidesuunnitelman laatimiseen.

Hallintosäännön 102 §:n mukaan lautakunta ja johtokunta huolehtivat toimialallaan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä, toimeenpanon valvonnasta ja tuloksellisuudesta sekä raportoivat kaupunginhallitukselle sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä.

Hallintosäännön 103 §:n mukaan kaupunginjohtaja, liikelaitoksen johtaja sekä palvelukeskusten johtajat vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanosta ja tuloksellisuudesta palvelualueillaan, ohjeistavat palveluyksiköitä sekä raportoivat kaupunginhallituksen antamien ohjeiden mukaisesti.

Palvelukeskuksen johtajat vastaavat alueensa riskien tunnistamisesta, arvioinnista, riskienhallinnan toimenpiteiden toteutuksesta ja toimivuudesta sekä raportoivat kaupunginhallituksen antamien ohjeiden mukaisesti.

Konsernijohto vastaa konserniyhteisöjen ohjauksesta sekä yhteisöjen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisen ja tuloksellisuuden valvonnasta.

Hyvinvointi- ja vapaa-aikapalvelujen sisäinen valvonta ja riskienhallinta vuodelta 2023 laadittavaan toimintakertomukseen sisältyy myös arvio sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta. Riskienhallinta on keskeinen osa sisäistä valvontaa. Riskienhallinnalla tarkoitetaan järjestelmällistä ja ennakoivaa tapaa tunnistaa, analysoida ja hallita kunnan toimintaan liittyviä uhkia ja mahdollisuuksia. Kaupungin tilivelvollisten on jatkuvasti tarkkailtava vastuullaan olevia toimintoja ja ryhdyttävä viivyttelemättä toimenpiteisiin aina, kun sääntöjen vastaista, epätaloudellista, tehotonta ja vaikutuksetonta toimintaa havaitaan. Samalla johdon on varmistettava, että toiminnasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä noudatetaan ja että toimintaa koskeva informaatio on luotettavaa. Lisätietoja sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta on kaupunginhallituksen hyväksymässä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan yleisohjeesta.

Esittelijä: Hyvinvointijohtaja Jan Vuorenlaakso

Päätösehdotus: Hyvinvointi- ja vapaa-aikalautakunta päättää hyväksyä hyvinvointi- ja vapaa-aikapalvelujen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan arviointilomakkeen selonteon sisäisestä valvonnasta ja riskien hallinnasta liitteen mukaisena.

Päätös: Hyvinvointi- ja vapaa-aikalautakunta päätti hyväksyä hyvinvointi- ja vapaa-aikapalvelujen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan arviointilomakkeen selonteon sisäisestä valvonnasta ja riskien hallinnasta liitteen mukaisena.

Merkittiin, että Seppo Laine poistui kokouksesta klo 20.09 tämän asian käsittelyn aikana.

______