Uudenkaupungin Veden johtokunta
Pöytäkirja 01.03.2023/Pykälä 4

Uudenkaupungin Veden johtokunta 01.03.2023 § 4  

562/02.02.02/2022 

Valmistelija: Vesihuoltopäällikkö Kim Westerholm

etunimi.sukunimi(ät)uusikaupunki.fi

Kuntalain mukaan kaupunginhallituksen on toimintakertomuksessa tehtävä selkoa siitä, miten kaupungin sisäinen valvonta ja siihen sisältyvä riskienhallinta on järjestetty. Onko valvonnassa havaittu

puutteitta kuluneella tilikaudella ja miten sisäistä valvontaa on tarkoitus kehittää voimassa olevalla taloussuunnittelukaudella. Selonteko perustuu kaupunkikonsernissa tehtyyn sisäisen valvonnan arviointiin, riskien arviointiin sekä toimenpidesuunnitelman laatimiseen.

Hallintosäännön 97 §:n mukaan lautakunta ja johtokunta huolehtivat toimialallaan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä, toimeenpanon valvonnasta ja tuloksellisuudesta sekä raportoivat kaupunginhallitukselle sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä.

Hallintosäännön 98 §:n mukaan kaupunginjohtaja, liikelaitoksen johtaja sekä palvelukeskusten johtajat vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanosta ja tuloksellisuudesta palvelualueillaan, ohjeistavat palveluyksiköitä sekä raportoivat kaupunginhallituksen antamien ohjeiden mukaisesti.

Palvelukeskuksen johtajat vastaavat alueensa riskien tunnistamisesta, arvioinnista, riskienhallinnan toimenpiteiden  toteutuksesta ja toimivuudesta sekä raportoivat kaupunginhallituksen antamien ohjeiden mukaisesti.

Konsernijohto vastaa konserniyhteisöjen ohjauksesta sekä yhteisöjen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisen ja tuloksellisuuden valvonnasta.

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kyselylomakkeeseen tuli vastata 11.2.2022 mennessä. Toimielinten on käsiteltävä vastaukset 10.3.2022 mennessä. Kysely on lähetetty palvelukeskusten ja palvelualueiden johtajille sekä liikelaitosten johtajalle. Vastaukset kootaan palvelualue­, toimielin­, palvelukeskus­ ja kaupunkitasolla.

Yleistä

Sisäisen valvonnan tavoitteena on saada toimivalle johdolle varmuus siitä, että organisaatiolle asetetut tavoitteet saavutetaan. Valvonnalla varmistetaan, että kunnan toiminta on taloudellista ja tuloksellista, päätösten perustana oleva tieto on riittävää ja luotettavaa ja että lain säännöksiä, viranomaisohjeita ja toimielinten päätöksiä noudatetaan ja että omaisuus ja voimavarat turvataan. Riskienhallinnan toimenpitein varmistetaan muuan muassa, että merkittävät riskit ovat tiedossa ja riittävät suunnitelmat ja menetelmät mahdollisten vahinkojen hoitamiseksi ovat olemassa.

Tilivelvollisten on jatkuvasti tarkkailtava vastuullaan olevia toimintoja ja ryhdyttävä viivyttelemättä toimenpiteisiin aina, kun sääntöjen vastaista, epätaloudellista, tehotonta ja vaikutuksetonta toimintaa havaitaan. Samalla johdon on varmistettava, että toiminnasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä noudatetaan ja että toimintaa koskeva informaatio on luotettavaa.

Palvelukeskukset ja liikelaitokset ovat tehneet selvityksen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteuttamisesta ja toteutumisesta. Liikelaitoksen analyysin pohjalta on tehty yhteenveto niiden toteuttamisesta liikelaitoksen päivittäisessä toiminnassa ja kokonaisarvio yksikön sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimivuudesta.

Huomioita sisäisestä valvonnasta Uudenkaupungin Vesi liikelaitoksen osalta

Liikelaitoksen toiminnassa on noudatettu Uudenkaupungin kaupungin hyväksymää hallintosääntöä, sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan yleisohjetta, talousarvion täytäntöönpanomääräyksiä sekä muita annettuja ohjeita.

Johtaminen ja hallinnon järjestäminen

Hyvä hallintotapa ja arvot toteutuvat hyvin liikelaitoksen toiminnassa. Organisaatio­rakenteeseen ei ole saatu parannusta, ja se ei ole edelleenkään täysin tarkoituksenmukainen. Uudenkaupungin Vesi liikelaitoksen ja Vakka­Suomen Vesi liikelaitoksen tehtävät on kyllä määritelty, mutta käytännön elämässä erilliset organisaatiot hankaloittavat toimintaa. Vesihuollon toiminta on kuitenkin yksi kokonaisuus. Toimielinten ja viranhaltijoiden vastuut ja tehtävät on määritelty riittävän hyvin. Kaupungilla ei toistaiseksi ole selkeää henkilöstön palkitsemisjärjestelmää.

Tavoitteiden asettaminen ja toteutumisen seuranta

Strategisten, toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden asettaminen ja niiden seuranta on järjestetty hyvin. Kun suunnitelmia laaditaan tai tavoitteita asetetaan, ei kuitenkaan riittävästi arvioida tai määritellä toiminnan vastaavuutta tarpeisiin tai kustannusvaikutusta eri aikajänteillä. Henkilöstön riittävyyttä ja yleensä henkilöstöön liittyviä seikkoja ei oteta riittävästi huomion tavoitteita asetettaessa.

Riskienhallinta

Toimintaan liittyvät strategiset riskit ovat:

1.  Raakaveden hankintaan liittyvien luonnonolosuhteiden ja / tai ympäristömääräysten muuttuminen

2.  Omaisuuden ylläpidon riittämättömyys, josta seuraa toimintakulujen kasvu sekä kasvava korjausvelka

3.  Viemäriverkoston vuodot sisäänpäin. Verkostoa tutkitaan ja mallinnetaan ja tarkoituksena on löytää ongelmakohdat saneeraustöiden suunnittelua varten.

4.  Asiakaspohjan muuttuminen rakennemuutoksen seurauksena. Uudet asuinalueet tai teollisuus vaativat suuria investointeja, toisaalta asiakaspohjan väheneminen huonontaa verkostojen toimintaa ja asettaa haasteita taloudelliselle puolelle.

5.  Häpönniemen jätevedenpuhdistamon ympäristöluvan kiristyminen vaikuttaa mahdollisesti myös asiakashintoihin. Mikäli kustannusten nousu on raju, sillä voi olla vaikutusta myös alueen teollisuuteen.

6.  Mahdollinen raakaveden kysynnän lisääntyminen. Toimituskykyyn liittyvät riskit on huomioitava. Saattaa välillisesti vaikuttaa talousveden tuotantoon tai aiheuttaa korvausvastuita.

7.  Sääolosuhteiden ääri­ilmiöiden lisääntyminen.

8.  Sähköisten tietojärjestelmien toiminnan häiriytyminen. ICT:hen perustuvien ratkaisujen sovellukset lisääntyvät ja laajenevat. Samalla kun tuottavuus, laatu ym. paranee kasvaa teknisiin toimintahäiriöihin liittyvät riskit (tietotekniikka, kommunikaatio).

Toimintaan liittyviä strategisia kehittämismahdollisuuksia ovat henkilökunnan ammattitaidon ylläpitäminen ja nostaminen, riittävä ylläpitosaneeraus verkostossa sekä modernin teknologian hyödyntäminen.

Liikelaitoksessa on jo vuosia tehty systemaattisesti riskikartoituksia, mutta toiminnan taloudellisuutta ja toiminnan tuottavuutta uhkaavien tekijöiden kartoitusta tulisi edelleen parantaa. Tehtävien ja prosessien häiriöttömyyttä sekä toiminnan edellyttämien tilojen, koneiden ja laitteiden toimivuutta uhkaavat riskitekijät on tunnistettu ja arvioitu hyvin.

Henkilöstöön liittyvistä riskitekijöistä kriittisimpänä nousevat esille uusien henkilöiden tarpeen ennakointi ja tehtävien määrittely sekä henkilökunnan riittävyys sairauspoissaolojen aikana.

Avainasemassa olevilla henkilöille on nimetty varahenkilö, mutta koska liikelaitoksella on vain muutama työntekijä, toiminta on liikaa yksittäisten henkilöiden varassa.

Tietojärjestelmiin liittyy isoja riskejä. Miten turvataan niiden häiriöttömyys ja käytettävyys kaikissa tilanteissa? Varavoimalähteitä ei voi kuitenkaan olla kaikissa mittapisteissä. Lainmukaisuuteen ja hyvään hallintotapaan liittyvissä asioissa ei ole ollut ongelmia. Liikelaitoksen toiminta ja päätöksenteko on ollut läpinäkyvää, ja toimivaltuuksia on noudatettu kaikissa, myös kilpailuttamiseen, liittyvissä asioissa.

Sopimusten seuranta ja omaisuuden turvaaminen on hoidettu hyvin.

Liikelaitoksen merkittävimmät riskit ovat:

-        häiriö talousveden raakavesilähteellä, valmistuksessa tai jakelussa

-        pitkäaikainen sähkökatkos -jv­pumppaamoiden toiminta häiriytyy -seurauksena ympäristöriski

-        luonnonkatastrofi; häiriö vesihuollossa

-        teollisuuslaitoksesta johdetaan tahallaan tai vahingossa verkostoon liian suuri jätekuormitus tai puhdistamolle sopimattomia jätevesijakeita. Voi aiheuttaa häiriöitä myös verkostoissa

-        lupamääräysten kohtuuton kiristyminen ja siitä aiheutuva taloudellinen rasitus

Teknisistä syistä johtuviin riskeihin on tällä hetkellä varauduttu

usealla tavalla:

-        Talousveden toimituskyky on teknisesti varmistettu

-        varavedenottamolla ja varavesiyhteyksillä

-        Toiminnat on varmistettu kahdennetuin laittein, tärkeimmistä

-        tiedostoista on olemassa varakopiot ja vedenkäsittelylaitoksen

-        prosessinohjausjärjestelmä on erotettu muusta tietoverkosta.

-        Sähkökatkoihin on varauduttu varavoimakoneilla ja koneita

-        koekäytetään säännöllisesti

Toiminnallisia kehittämismahdollisuuksia ovat:

-        uuden teknologian käyttöönottaminen

-        toiminnan tehostaminen, ulkoistamismahdollisuuksien selvittäminen

-        vesihuollon henkilöstön resurssien käyttäminen ristiin liikelaitoksissa

-        energiatehokkuuden parantaminen

-        työssä viihtymisen ja -jaksamisen parantaminen

Taloudellisia riskejä liikelaitokselle aiheuttavat:

-        mahdolliset muutokset rahoituksen saatavuudessa ja koroissa

-        liikelaitoksen kustannusrakenne ja - tehokkuus

-        merkittävien hankkeiden kustannusarvioiden realistisuus /kustannusarvioiden nousu

Informaatio ja kommunikaatio

Kaupungin informaatiokanavat ja - menettelyt ovat kunnossa ja

kommunikaatio toimii.

Seurantamenettelyt

Tavoitteiden saavuttamista ja toimintaa seurataan jatkuvasti ja

poikkeamiin reagoidaan.

Sisäistä itsearviointia on tehty, mutta tuloksia tulisi analysoida ja käsitellä laajemmin kaupungin ja liikelaitoksen johdossa ja tarvittaessa tehdä päätöksiä korjaavista toimenpiteistä. Ulkoisia arviointeja on tehty johtamisjärjestelmän toimivuudesta ja riskien­hallinnasta. Toimintaprosessien arviointia kannattaisi lisätä ja jo tehtyjen arviointien tuloksia tulisi hyödyntää tämänhetkistä paremmin.

Kokonaisarvio sisäisen valvonnan toimivuudesta ja riskien arviointi ja riskienhallintasuunnitelma

Kokonaisuudessaan liikelaitoksen sisäisen valvonnan voidaan todeta toimivan hyvin, mutta kehittämistarpeita on edelleen esimerkiksi verkoston kunnon seurannassa ja muiden kuin Uudenkaupungin ja Vakka­Suomen Veden toimesta rakennettavien verkostojen valvonnassa.

Olennaisimmat liikelaitoksen toimintaan liittyvät riskit on arvioitu ja suunnitellut kehittämistoimenpiteet ja aikataulu on ainakin jollain tasolla määritelty.

Liikelaitoksen toiminta on kokonaisuudessaan ollut sille asetettujen taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden mukaista.

Esittelijä: Uudenkaupungin Vesi liikelaitoksen johtaja Kim Westerholm

Päätösehdotus: Johtokunta hyväksyy liitteenä olevan liikelaitoksen johtajan tekemän arvion Uudenkaupungin Vesi liikelaitoksen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä sekä riskiarvioinnin ja riskienhallintasuunnitelman.

Päätös: Ehdotus hyväksyttiin.

______